Báo cáo kiến tập

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Công ty TNHH Minh Trí được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng với 2 cấp quản lý: - Cấp nhà máy: gồm ban giám đốc, được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng. - Cấp phân xưởng: bao gồm phân xưởng sản xuất chính và các phân xưởng phụ trợ. Đây là một cơ cấu quản lý mà toàn bộ công việc quản lý được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc. Chỉ có lãnh đạo quản lý ở từng cấp mới có nhiệm vụ và quyền hạn ra mệnh lệnh chỉ thị cho cấp dưới (tức là mỗi phòng ban xí nghiệp của công ty chỉ nhận quyết định từ một thủ trưởng cấp trên theo nguyên tắc trực tuyến). Giám đốc của công ty là người ra quyết định cuối cùng, nhưng để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của Giám đốc thì cần phải có các bộ phận chức năng. Các bộ phận chức năng này không ra lệnh một cách trực tiếp cho các đơn vị cấp dưới mà chỉ nghiên cứu, chuẩn bị các quyết định cho lãnh đạo, quản lý và thực hiện việc hướng dẫn lập kế hoạch, tổ chức thực thi, kiểm tra giám sát việc thực hiện các mục tiêu trong phạm vi chức năng chuyên môn của mình. Cơ cấu này giúp doanh nghiệp đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh, nâng cao chất lượng quyết định, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý. Sơ đồ bộ máy quản lý: Giám đốc Phó giám đốc tài chính Phó giám đốc xuất nhập khẩu 11 Phó giám đốc kế hoạch sản xuất Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phòng tổ chức lao động PX may I (tổ 1 đến tổ 7) Phòng kế toán tài chính PX may II (tổ 16 đến tổ 20) Phòng kinh doanh XNK PX may III (tổ 8 đến tổ 15) PX cắt bán thành phẩm Phòng kỹ thuật PX thêu PX hoàn thiện, KCS Bộ phận quản lý đơn hàng Ban cơ điện Sơ đồ 1.5: Mô hình bộ máy quản lý của công ty TNHH Minh Trí - Giám đốc: giám đốc là người có chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về tất cả những hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Điều hành chung hoạt động của các phòng ban trong công ty. Chịu trách nhiệm bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ CNV. Kết hợp chặt chẽ với các phòng chức năng và nghiệp vụ công ty tạo điều kiện cho các tổ chức đoàn thể hoạt động theo đúng quy chế. 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ. - Phó giám đốc: Là người trợ giúp cho giám đốc và được giám đốc giao phó cho một số công việc và trịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc mà giám đốc giao phó. + Phó giám đốc tài chính: tham mưu cho giám đốc trong việc sử dụng vốn của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Phó giám đốc xuất nhập khẩu: giúp giám đốc trong công tác xuất nhập khẩu, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu , tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng, quảng cáo. + Phó giám đốc kế hoạch sản xuất: Tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất trong năm. Khảo sát nền kinh tế thị trường trong và ngoài nước và định hướng cho những năm tiếp theo. Tiến hành lập kế hoạch sản xuất. - Phòng tổ chức lao động hành chính: + Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý nhân sự, quản lý và phân phối nguồn lực. + Xây dựng và quản lý công tác tiền lương và các chế độ đối với người lao động như BHXH, BHYT và các chế độ chính sách do Nhà nước ban hành. - Phòng kế toán tài chính: Là phòng chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc về các mặt tổ chức hạch toán, quản lý tài sản hàng hoá, vật tư tiền vốn theo nguyên tắc quản lý của Nhà nước và quy chế của Công ty. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng quản lý, điều hành mọi hoạt động xuất nhập khẩu của công ty. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng năm và các hợp đồng cụ thể đã ký kết giao dịch, nhận đơn đặt hàng của khách hàng về số lượng, giá cả, thời gian giao nhận hàng. - Phòng kỹ thuật: 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Là phòng chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc về mặt kỹ thuật để ký kết và triển khai thực hiện các hợp đồng gia công sản xuất, tiến hành nghiên cứu, sáng tạo mặt hàng mới, may mẫu chào hàng, tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất thành phẩm,... - Bộ phận quản lý đơn hàng: Có chức năng tiếp nhận đơn hàng, liên hệ với các phòng ban sản xuất để xây dựng kế hoạch sản xuất. Đồng thời trợ giúp phòng kế toán trong công tác hạch toán và kiểm tra đơn hàng. Có nhiệm vụ cất giữ và bảo quản thành phẩm (đã được đóng gói, đóng thùng), đảm bảo yêu cầu về giao nhận thành phẩm cho khách, không để xảy ra mất mát hoặc thất thoát thành phẩm. - Ban cơ điện: Cung cấp dịch vụ bảo trì sửa chữa cho các phòng ban, phân xưởng trong công ty giúp cho hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong công ty được liên tục, thông suốt. - Bộ phận phục vụ: + Bộ phận vệ sinh: Đảm nhận việc quét dọn vệ sinh môi trường, giữ gìn cảnh quan công ty. + Bộ phận bảo vệ: Kiểm soát người ra vào cơ quan, bảo vệ tài sản của công ty. 1.3. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm soát luôn giữa vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Cũng như các doanh nghiệp khác, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH Minh Trí nhằm các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty gồm các yếu tố: - Môi trường kiểm soát - Hệ thống kế toán - Các thủ tục kiểm soát 1.3.1. Môi trường kiểm soát - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng một cách hợp lý, bộ máy quản lý đơn giản, mỗi phòng ban được quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể, không chồng chéo nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nhờ đó, có thể ngăn ngừa một cách hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty. - Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình thi tuyển nhân viên của công ty diễn ra rất chặt chẽ, nhân viên trong công ty không chỉ vượt qua bài kiểm tra về trình độ khả năng trong công việc, mà còn cần có sự nhiệt tình với công ty. Công ty cũng có những chính sách khen thưởng thích đáng cho nhân viên, công nhân đạt thành tích trong lao động. Công ty tổ chức thường xuyên các cuộc thi công nhân tay nghề giỏi vào cuối mỗi năm nhằm khích lệ công nhân cố gắng nâng cao tay nghề của mình. Đồng thời công ty còn phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban. Song song với việc khen thưởng đó, các quy định kỷ luật nhân viên cũng được quy định rất chặt chẽ. Chẳng hạn: công nhân, nhân viên đi làm muộn 5 phút 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 sẽ bị xếp loại lao động C; nếu phát hiện nhân viên phòng kế toán có ý định hoặc đã thực hiện hành động gian lận thì sẽ bị đuổi việc,… Nhờ các quy định, hoạt động đó mà CNV trong công ty làm việc có trách nhiệm hơn. Đội ngũ nhân viên trong đơn vị đều có năng lực trong công việc và tin cậy, nên nhiều quá trình kiểm soát trong công ty không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Nhờ đó cũng giảm một lượng chi phí đáng kể cho công ty. - Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ. Đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai – các kế hoạch này được lập bởi kế toán trưởng. - Môi trường bên ngoài: Đất nước ta đang từng ngày, từng giờ đổi mới, các chính sách tài chính, pháp luật của Nhà nước cũng thay đổi ngày càng hoàn thiện…Nhờ đó định hướng cho hoạt động của công ty. 1.3.2. Hệ thống kế toán Bộ máy kế toán gồm một kế toán trưởng và 5 nhân viên. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Chẳng hạn, đối với nghiệp vụ chi tiền, quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Người được thanh toán phải có giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng (nếu là nhà cung cấp) hoặc giấy thanh toán tạm ứng (nếu là nhân viên của công ty), 16