Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

Web site : http://www.docs.vn Ema il : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Trởng phòng Phó phòng Kế toán Phòng Nội địa Kế toán Phòng Nhập khẩu Kế toán Cửa hàng Kế toán Phòng Xuất khẩu Kế toán thanh toán Kế toán Phòng Nguyên phụ liệu Thủ quỹ Công ty Dịch Vụ Thơng Mại số 1 áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng. Nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỉ giá thực tế ngày phát sinh. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế và hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Thực hiện đăng kí và nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. 4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán căn bản theo đúng chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định trên. Hệ thống chứng từ sử dụng: Chứng từ về tiền Phiếu thu 11 Web site : http://www.docs.vn Ema il : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Bảng kê nộp tiền mặt Biên bản kiểm kê quĩ Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Bảng kê nộp séc Giấy báo nợ, giấy báo có Chứng từ vật t, hàng hoá Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn GTGT Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá Chứng từ lao động tiền lơng Bảng chấm công Bảng thanh toán lơng Hợp đồng giao khoán Giấy đi đờng Lệnh điều xe Chứng từ TSCĐ Hoá đơn mua tài sản Biên bản giao nhận TSCĐ BB thanh lý TSCĐ BB đánh giá lại TSCĐ 4.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Trên cơ sở số lợng tài khoản quy định theo chế độ, căn cứ vào tổ chức hoạt động, quy mô, trình độ quản lý trình độ kế toán và trang thiết bị hiện có phục vụ công tác kế toán để kế toán sử dụng số lợng tài khoản cho phù hợp với công ty. Hệ thống tài khoản theo phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên của Doanh nghiệp đợc mở nh sau: TK 111: Tiền mặt. TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Chi tiết cho từng loại tiền gửi theo từng ngân hàng để tiện việc kiểm tra, đối chiếu. TK 131: Phải thu khách hàng. Chi tiết theo từng đối tợng thuộc dịch vụ khác, Công ty, trung tâm dệt may 3... TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ. Chi tiết cho hàng hoá, hàng nhập khẩu, thuế đợc hoàn lại trả lại nhà cung cấp. TK 138: Phải thu khác. TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi TK 141: Tạm ứng 12 Web site : http://www.docs.vn Ema il : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 TK 142: Chi phí trả trớc TK 144: Cầm cố, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn TK 152: Nguyên vật liệu. Chi tiết theo vai trò của vật liệu để sản xuất ra sản phẩm. TK 153: Công cụ dụng cụ. TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh. Chi tiết theo bộ phận kinh doanh. TK 155: Thành phẩm. Chi tiết theo bộ phận sản xuất. TK 156: Hàng hoá. Chi tiết cho phòng kinh doanh. TK 211: Tài sản cố định hữu hình. Mở chi tiết theo từng loại tài sản. TK 214: Hao mòn tài sản cố định. TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang TK 311: Vay ngắn hạn. TK 331: Phải trả ngời bán. Chi tiết theo bộ phận thành phải trả cho ngời bán dịch vụ, công ty, đại lý công ty, trung tâm 3, TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc. Chi tiết thành 3331- Thuế GTGT phải nộp, 3333- Thuế xuất nhập khẩu, 3337- Thuế nhà đất, tiền thuê đất, 3338- Các loại thuế khác. TK 334: Phải trả công nhân viên TK 335: Chi phí phải trả TK 336: Phải trả nội bộ TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 411: Nguồn vốn kinh doanh TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái TK 421: Lợi nhuận cha phân phối TK 431: Quỹ phúc lợi, khen thởng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 632: Giá vốn hàng bán TK 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp TK 711: Thu nhập khác TK 811: Chi phí khác TK 911: Xác định kết quả kinh doanh 4.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán có nhiều loại tuỳ theo yêu cầu quản lý khác nhau. Sổ kế toán đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán và giúp cho việc giám sát các đối tợng kế toán vừa tiết kiệm lại hiệu quả. Căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán cũng nh việc trang bị máy tính vào xử lý thông tin công ty đã lựa chọn hình thức nhật kí chung. Bên cạnh đó để đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao Công ty đã dùng phần mềm kế toán FAST để ghi sổ kế toán. Ngoài ra cũng 13 Web site : http://www.docs.vn Ema il : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 có lu một bản bằng tay để đảm bảo thông tin kế toán không bị mất do trục trặc phần mềm có thể xảy ra. Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng: - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt bao gồm nhật ký thu, chi tiền; nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng. Sổ cái - Sổ kế toán chi tiết chủ yếu sau: Sổ chi tiết tài sản cố định Sổ chi tiết hàng hóa Sổ chi tiết tiền gửi Sổ chi tiết tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua, với ngân sách Nhà nớc, thanh toán nội bộ, Sổ chi tiết tiêu thụ Quy trình vào sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh, vào Sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái các tài khoản liên quan. Công ty có mở Sổ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi Sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. Với các nghiệp vụ có mở Sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng Sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều Sổ nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, khớp đúng số liệu đã ghi trên Sổ cái vào Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các báo cáo tài chính. 14 Web site : http://www.docs.vn Ema il : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Sơ đồ 4:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc và Bảng tổng hợp sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái TK Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo đợc lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá thực trạng tài chính và tình hình kinh doanh năm tài chính của toàn doanh nghiệp. Thông tin của báo cáo tài chính tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc đề ra quyết định về quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị cấp trên, các nhà đầu t, của chủ sở hữu hiện tại và tơng lai và của các cơ quan quản lý Nhà nớc có thẩm quyền Các báo cáo theo qui định chung của nhà nớc: Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối kế toán Báo cáo luân chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Các báo cáo dùng cho quản trị nội bộ: Báo cáo bán hàng 15 Web site : http://www.docs.vn Ema il : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Báo cáo chi phí Báo cáo quĩ Báo cáo các khoản phải thu Báo cáo các khoản phải trả Báo cáo hàng tồn kho II. Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghịêp vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng, công nhân viên, nhà nớc, là những nghiệp vụ diễn ra thờng xuyên liên tục đòi hỏi phải có sự tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý và có hiệu quả. Hàng ngày, kế toán viên phản ánh các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, đồng thời phải thờng xuyên cung cấp các thông tin cho quản lý về tình hình thanh toán với các đối tợng ( ngời bán, khách hàng, nhà nớc, công nhân viên) thông qua các báo cáo: báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả Việc sử dụng kế toán máy đã góp phần giảm bớt khối lợng công việc ghi chép rất nhiều và giúp đa ra đợc các báo cáo một cách nhanh chóng và kịp thời. 1- hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với nhà cung cấp về vật t, hàng hoá dịch vụ. Quan hệ thanh toán có thể diễn ra theo phơng thức trả chậm hoặc trả ngay hoặc ứng trớc tiền hàng. Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng đối với cả nhà quản lý và các đối tợng quan tâm. Để hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng: - Chứng từ mua hàng nh hoá đơn mua hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu ngời bán khi ứng tiền trớc. - Chứng từ thanh toán gồm phiếu chi, giấy báo nợ, biên bản thanh toán bù trừ công nợ Các chứng từ này đợc mã hoá tự động trong máy. 1.1 Hạch toán chi tiết với nhà cung cấp Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với ngời bán, kế toán thanh toán sẽ mở Sổ kế toán chi tiết công nợ thực hiện việc theo dõi các khoản nợ với ngời bán theo từng lần nợ và số còn phải trả. Sổ chi tiết tài khoản này đợc mở theo từng mã nhà cung cấp của từng bộ phận kinh doanh. Việc theo dõi này đợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tự động xử lý số liệu. 16