Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 nhiệm giám sát quá trình báo cáo tài chính của tổ chức, gồm cả cơ cấu kiểm soát nội bộ và sự tuân thủ những điều luật và các quy định. Mặt 6: Các nhân tố bên ngoài. Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hởng của các nhân tố bên ngoài nh luật pháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ, con nợ, đặc biệt là đờng lối phát triển của đất nớc và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô. b2. Hệ thống kế toán là một công cụ quản lý kinh tế tài chính, có chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản bằng phơng pháp chứng từ, phơng pháp đối ứng tài khoản, phơng pháp tính giá và phơng pháp tổng hợp cân đối kế toán. Hệ thống kế toán bao gồm đầy đủ các yếu tố nh sổ chứng từ, sổ chi tiết, hệ thống sổ tổng hợp và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. VD: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ. Lậ Thực thi p Ghi sổ Lu Duyệt Huỷ b3: Các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là chế độ và thể thức ngoài các yếu tố về môi trờng kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán đã đợc ban quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ. Các thủ tục kiểm soát đợc xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản sau. Nguyên tắc 1: Phân công phân nhiệm rõ ràng. Mục đích của việc phân công phân nhiệm là nhằm cách ly về trách nhiệm, ngăn ngừa các sai sót xẩy ra và nếu có xẩy ra thì cũng dễ phát hiện do trách nhiệm đợc phân cho nhiều bộ phận và nhiều ngời trong bộ phận. Mặt khác, việc phân công phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho việc chuyên môn hoá trong hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc. Nguyên tắc 2: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mục đích của nguyên tắc này là nhằm tách biệt trách nhiệm đối với một số hành vi khác nhau trong quá trình quản lý để ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn trong quản lý tài sản đồng thời ngăn ngừa các sai số chủ tâm hoặc cố ý. VD : Phân chia trách nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, hoặc thu chi tiền và ghi sổ kế toán... Nguyên tắc 3: Chế độ uỷ quyền. Việc uỷ quyền đợc thực hiện theo 1 trong 2 hình thức. Hình thức 1: Trong cả nhiệm kỳ theo một cơ chế ổn định . Hình thức 2: Chỉ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. b4: Hệ thống kiểm toán nội bộ. 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Hệ thống kiểm toán nội bộ là bộ máy độc lập trực thuộc lãnh đạo cao nhất của đơn vị, thực hiện chức năng kiểm toán nghiệp vụ hàng ngày hoặc kiểm toán bảng khai tài chính ở các đơn vị trực thuộc. III. Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền. III.1. Hệ thống các mục tiêu kiểm toán. Kiểm toán bao gồm có 2 chức năng cơ bản trong đó có chức năng xác minh và theo thông lệ Quốc tế phổ biến thì chức năng xác minh đợc cụ thể hoá thành các mục tiêu và tuỳ thuộc vào đối tợng hay các loại hình kiểm toán mà các mục tiêu có thể khác nhau. Mục tiêu của cuộc kiểm tra bình thờng các báo cáo tài chính của các kiểm toán viên độc lập là sự trình bày một nhận xét về mức trung thực mà các báo cáo phản ánh tình hình tài chính, các kết quả độc lập và sự lu chuyển dòng tiền mặt theo các nguyên tắc kế toán đã đợc thừa nhận. Đối với bất kỳ một cuộc kiểm toán nào các mục tiêu đặt ra nhằm cung cấp một bố cục giúp kiểm toán viên tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết. Các mục tiêu đặt ra này có liên quan chặt chẽ đến việc xác nhận của doanh nghiệp mà cụ thể là ban quản trị về các tiêu chuẩn của đặc tính thông tin đã trình bày trên báo cáo tài chính. Thông thờng các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán là Cácsau. cáo tài chính nh báo Biểu 03. Các bớc triển khai mục tiêu kiểm toán. Các bộ phận cấu thành của báo cáo tàI chính Xác nhận của ban quản trị về chu trình bán hàng thu tiền và các chu trình khác Các mục tiêu kiểm toán chung đối với các chu trình kiểm toán. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đôI với các chu trình kiểm toán. 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Qua các bớc trên cho thấy việc xác nhận của ban quản trị về các chu trình nói chung và chu trình bán hàng thu tiền nói riêng là rất quan trọng để thiết kế nên các mục tiêu kiểm toán. Từ việc xác nhận của ban quản trị mà chúng ta đi từ mục tiêu kiểm toán chung đến các mục tiêu đặc thù của từng chu trình . Nh vậy, mục tiêu chung là các mục tiêu có liên quan đầy đủ đến các cơ sở dẫn liệu và áp dụng cho toàn bộ các khoản mục trên báo cáo tài chính đối với mọi cuộc kiểm toán tài chính. Còn mục tiêu đặc thù là nét riêng biệt cho từng chu trình cụ thể đợc thiết kế cho từng trờng hợp cụ thể theo sự phán đoán riêng của kiểm toán viên đối với đặc điểm riêng của chu trình và những sai sót hay xẩy ra đối với chu trình này. Các mục tiêu chung áp dụng cho toàn bộ báo cáo tài chính của một cuộc kiểm toán tài chính nh sau: 1. Xác minh về tính hiệu lực. 2. Xác minh về tính trọn vẹn. 3. Xác minh về việc phân loại và trình bày. 4. Xác minh về nguyên tắc tính giá. 5. Xác minh về quyền và nghĩa vụ. 6. Xác minh về tính chính xác, máy móc. Từ những mục tiêu chung của kiểm toán bảng khai tài chính đó ta có các mục tiêu đặc thù cho chu trình bán hàng - thu tiền nh sau: 1. Xác nhận về sự hiện hữu (tính có thật): Doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh những quá trình về trao đổi hàng hoá và dịch vụ thực tế đã xẩy ra, các khoản phải thu là có thực đợc lập vào ngày lập bảng cân đối kế toán. 2. Xác nhận về tính đầy đủ (tính trọn vẹn): Doanh thu về hàng hoá và dịch vụ đã bán, các khoản thu bằng tiền và các khoản phải thu đã đợc ghi sổ và đa vào báo cáo tài chính. 3. Xác nhận về quyền sở hữu: Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh nghiệp tại ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. 4. Xác nhận về sự đánh giá và phân loại: Doanh thu và các khoản phải thu đợc phân loại đúng bản chất kinh tế và đợc đánh giá theo các chuẩn mực kế toán và các quy định về tài chính. 5. Xác nhận về sự trình bày: Doanh thu và các khoản phải thu đợc trình bày trung thực và đúng đắn trên tài khoản cũng nh trên các báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện hành. 6. Xác nhận về sự tính toán chính xác: Các khoản giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại, các phép tính cộng dồn, nhân, chia... đợc tính toán đúng đắn và chính xác. 7. Xác nhận về tính đúng kỳ: Doanh thu và các khoản phải thu phải đợc ghi chép đúng kỳ, không đợc ghi giảm doanh thu kỳ này, ghi tăng doanh thu kỳ sau và ngợc lại. Tóm lại : Đối với mỗi một chu trình kiểm toán có các mục tiêu đặc thù riêng và chu trình Bán hàng Thu tiền cũng có các mục tiêu riêng biệt. Tuy nhiên, 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 với mỗi một cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu riêng của chu trình bán hàng - thu tiền là khác nhau. Vì vậy, căn cứ vào từng trờng hợp cụ thể mà kiểm toán viên xác định các mục tiêu kiểm toán cụ thể. III.2. Các chứng từ, sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán . a. Các chứng từ đợc sử dụng trong quá trình kiểm toán bao gồm. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trớc và năm nay - Các đơn đặt hàng của khách (Đây là cơ sở pháp lý cho việc ràng buộc trách nhiệm cho các bên tham gia hợp đồng) - Hợp đồng đã ký kết về bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Các bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng. - Các chứng từ phiếu thu tiền mặt hoặc séc, giấy báo nợ, các bản sao kê của ngân hàng. - Các hợp đồng khế ớc, tín dụng. - Các chứng từ, các hợp đồng vận chuyển thành phẩm hay hàng hoá ... b. Các sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán . Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong kỳ để hạch toán kế toán thì hệ thống sổ bao gồm. 1. Sổ nhật ký chung. 2. Sổ nhật ký thu tiền. 3. Sổ cái các khoản phải thu. 4. Các sổ liên quan khác( nếu cần thiết) III.3. Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán bản khai tài chính Sau khi kiểm toán viên đã xác nhận các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho chu trình bán hàng thu tiền thì công việc tiếp theo là tập hợp bằng chứng kiểm toán. Để đảm bảo cho công việc diễn ra theo đúng tiến độ, khoa học và hiệu quả thì việc tập hợp và thu thập bằng chứng, đánh giá phải diễn ra theo một quy trình. Quy trình kiểm toán là một hệ thống phơng pháp của quá trình tổ chức một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho kiểm toán viên tập hợp bằng chứng một cách đầy đủ . Chu trình bán hàng và thu tiền là một bộ phận cấu thành của báo cáo tài chính. Vì vậy, để cho toàn bộ cuộc kiểm toán diễn ra một cách thống nhất thì khi kiểm toán chu trình này phải tuân theo quy trình kiểm toán của một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Mỗi một cuộc kiểm toán nào cũng phải tuân theo các bớc cơ bản sau: 1. Chuẩn bị kiểm toán. 2. Thực hiện kiểm toán. 3. Kết thúc kiểm toán. Các bớc này bao gồm các nội dung sau. 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Bớc 1. Chuẩn bị kiểm toán. Đây là bớc đầu tiên trong quá trình kiểm toán, chiếm một vị trí quan trọng trong toàn bộ cuộc kiểm toán vì mục đích của giai đoạn này là tạo ra cơ sở pháp lý, trí tuệ, vật chất cho công tác kiểm toán. Giai đoạn này cũng quyết định việc lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán phù hợp, khoa học và có hiệu quả. Việc lập kế hoạch kiểm toán nhằm để đảm bảo rằng công tác kiểm toán sẽ đợc tiến hành một cách có hiệu quả và theo đúng với thời hạn dự kiến. Giai đoạn này bao gồm các bớc chủ yếu sau: 1. Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán: Mục tiêu và phạm vi kiểm toán cần đợc xác định cụ thể cho từng cuộc kiểm toán. Mục tiêu kiểm toán là cái đích cần đạt tới đồng thời là thớc đo kết quả kiểm toán cho mỗi cuộc kiểm toán cụ thể. Mục tiêu chung phải gắn chặt với mục tiêu riêng và với yêu cầu của quản lý. Do vậy, mục tiêu của kiểm toán phải tuỳ thuộc vào quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, tuỳ thuộc vào loại hình kiểm toán. Phạm vi kiểm toán là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tợng kiểm toán thờng đợc xác định đồng thời với mục tiêu kiểm toán và là một hớng cụ thể xác định mục tiêu này. Với một khách thể kiểm toán cần xác định rõ đối tợng cụ thể của kiểm toán: Bảng cân kế toán sản hay toàn bộ các bản khai tài chính... 2. Chỉ định ngời phụ trách công việc kiểm toán và chuẩn bị các điều kiện vật chất cơ bản. Tuỳ thuộc vào mục tiêu và phạm vi kiểm toán, cần chỉ định trớc ngời chủ trì kiểm toán sẽ tiến hành lần này. Công việc này có thể thực hiện đồng thời với việc xây dựng mục tiêu cụ thể song cần đợc thực hiện trớc khi thu thập thông tin, đặc biệt cần làm quen với đối tợng, khách thể mới của kiểm toán. Ngời đợc chỉ định phụ trách công việc kiểm toán phải có trình độ tơng xứng với vị trí, yêu cầu, nội dung và tinh thần của cuộc kiểm toán nói chung. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các thiết bị và điều kiện vật chất khác nh phơng tiện tính toán, kiểm tra thích ứng với đặc điểm tổ chức kế toán... 3. Thu thập thông tin. Thu thập thông tin chỉ hớng tới việc đa ra các bớc quyết định về kiểm toán (kể cả kế hoạch kiểm toán), cha đặt ra các mục đích thu thập bằng chứng cho kết luận kiểm toán. Do vậy, nhiệm vụ thu thập thông tin đặt ra ở bớc này là mục tiêu và phạm vi kiểm toán song nói chung là cần quan tâm tới chiều rộng hơn là chiều sâu. Trong thu thập thông tin, trớc hết cần tận dụng tối đa các tài liệu đã có nhng khi cần thiết vẫn phải có các biện pháp điều tra bổ sung. Các nguồn tài liệu đã có thờng bao gồm : - Các nghị quyết có liên quan đến hoạt động của các đơn vị đợc kiểm toán. - Các văn bản có liên quan đến đối tợng và khách thể kiểm toán. - Các kế hoạch, dự toán, dự báo có liên quan. - Các báo cáo kiểm toán lần trớc, các biên bản kiểm kê hoặc biên bản xử lý các vụ việc đã xảy ra trong kỳ kiểm toán. - Các tài liệu khác có liên quan. Công việc thu thập thông tin thờng bao gồm các yếu tố sau. 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 a, Tiếp cận khách hàng. Trách nhiệm nghề nghiệp và pháp lý của kiểm toán viên là rất lớn, do đó kiểm toán viên phảI thận trọng khi tiếp cận với khách hàng. đối với những khách hàng mới, kiểm toán viên phảI tăng cờng thu thập thông tin cơ bản về khách hàng nh lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tàI chính, lý do mà doanh nghiệp muốn mời kiểm toán. còn đối với những khách hàng cũ thì kiểm toán viên sử dụng những nhận xét, đánh giá trong những lần kiểm toán trớc cùng với những thông tin mới cập nhật về khách hàng để xem xét. b, Thoả thuận sơ bộ với khách hàng. Kiểm toán viên chính sẽ thoả thuận với khách hàng về mục đích và phạm vi kiểm toán về thời gian tiến hành, phí kiểm toán và trách nhiệm của khách hàng trong việc cung cấp sổ sách, chứng từ kiểm toán. 4. Lập kế hoạch kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán là quá trình cân đối tích cực giữa nhu cầu và tiềm lực đã có. Trong kiểm toán kế hoạch chung này gọi là kế hoạch chiến lợc hay kế hoạch tổng thể cho toàn bộ cuộc kiểm toán. Việc xác định các nhu cầu đợc thực hiện chủ yếu qua việc cụ thể hoá mục tiêu và phạm vi kiểm toán mà trớc tiên là các công việc cụ thể phải làm và trên cơ sở đó lợng hoá quy mô từng việc và xác định thời gian kiểm toán tơng ứng. Để thực hiện đợc cả 2 quá trình đó, cần thiết không chỉ cụ thể hoá và chính xác hoá mục tiêu và phạm vi kiểm toán mà còn cần thiết xác định các nguồn thông tin có thể có. Bên cạnh đó cần xác định số ngời, kiểm tra phơng tiện và xác định thời hạn thực hiện công tác kiểm toán. Số ngời tham gia công tác kiểm toán phải phù hợp với quy mô kiểm toán nói chung, cơ cấu của nhóm công tác phải thích ứng với từng việc cụ thể đã chính xác hoá mục tiêu và phạm vi. Hơn nữa cũng cần phải đảm bảo về chất lợng của các thiết bị và các phơng tiện kiểm toán. Do đó nhiệm vụ của xây dựng kế hoạch kiểm toán là xác định cụ thể số lợng, cơ cấu, chất lợng về ngời và phơng tiện tơng ứng với khối lợng nhiệm vụ kiểm toán. Ngoài ra cần phải xác định cụ thể thời hạn thực hiện công tác kiểm toán về thời gian và thời điểm thực hiện từng công việc cụ thể đã phân công cho từng ngời theo logic giữa các công việc cụ thể. Trên cơ sở tính toán cụ thể số ngời, phơng tiện, thời gian kiểm toán cần xác định kinh phí cần thiết cho từng cuộc kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán cần đợc cụ thể hoá qua hợp đồng kiểm toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn từng bên cả trong việc chuẩn bị và cả trong việc thực hiện kế hoạch. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán kiểm toán viên cần phảI thực hiện các bớc công việc sau. a. Thu thập thông tin cơ sở. Thông tin cơ sở là những thông tin về nghành nghề kinh doanh về tình hình tàI chính. Do đó, kiểm toán viên cần tìm hiểu về lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự, quá trình hình thành và đặc biệt là chính sách tàI chính và những rủi ro kinh doanh. 16