Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Kinh phí công đoàn có tác dụng thúc đẩy và duy trì các tổ chức công đoàn ngày càng lớn mạnh. 6. Các khoản thu nhập khác: Đối với ngời lao động bên cạnh tiền lơng của họ còn nhận đợc các khoản thu nhập khác từ ngời sử dụng lao động nh phụ cấp lơng, thởng ... Theo điều 4 Nghị định 26/ CP ngày 23/5/1995 của Chính phủ quy định có 7 loại phụ cấp nh sau: Phụ cấp khu vực, phụ cấp có điều kiện, phụ cấp ca 3, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp lu động, phụ cấp trách nhiệm . Chế độ tiền thởng hiện hành gồm có 2 loại sau : Thởng thờng xuyên: Nguồn tiền thởng thờng xuyên là một bộ phận của quỹ lơng bởi nó gắn với sản xuất. Nh ta đã biết tiền lơng trả cho ngời lao động căn cứ vào số lợng, chất lợng lao động. Tuy nhiên một ván đề quan trọng với doanh nghiệp là hiệu quả sản xuất kinh doanh vì vậy cũng phải có chế độ thởng thờng xuyên để thể hiện hiệu quả công việc. Khoản thởng này thờng đợc trích từ quỹ lơng và nó thờng là: Thởng tiết kiệm vật t, thởng nâng cao chất lợng sản phẩm, thởng do tăng năng suất lao động ... Thởng định kỳ : Hình thức này cũng nhằm bổ xung thu nhập cho ngời lao động, khuyến khích ngời lao động,gắn ngời lao động với công việc, thể hiện sự quan tâm của ngời sử dụng lao động. Thởng định kỳ căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian dài hay các dịp tết ...Thông thờng có 4 hình thức là: Thởng thi đua vào dịp cuối năm, thởng sáng kiến hay chế tạo sản phẩm mới, thởng điển hình, thởng nhân dịp lễ tết .. II. phơng pháp kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng 1. Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng . Nh đã trình bầy ở trên, tiền lơng và các khoản hạch toán với cán bộ công nhân viên có ý nghĩa rất quan trọng không chỉ đối với ngời lao động, ngời sử dụng lao động mà còn quan trọng đối với Nhà nớc. Đối với sự sống còn của nền kinh tế. Vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán tiền lơng là hết sức quan trọng và để thực hiện tốt điều đó đòi hỏi kế toán cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau: -Tổ chức ghi chép, phản ánh một cách trung thực, kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình hiện có vá biến động về số lợng, chất lợng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động, tình hình huy động lao động, tình 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 hình thực hiện chế độ chính sách, chế độ tiền lơng, các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên và tình hình sử dụng quỹ này. -Tính toán chính xác, phân bổ đúng đối tợng các khoản tiền lơng và các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên vào chi phí sản xuất kinh doanh hay thu nhập của các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lơng và các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên. Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán đúng chế độ, đúng phơng pháp. -Lập báo cáo về lao động tiền lơng, các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên thuộc trách nhiệm của kế toán, tổ chức phân tích tình hình lao động các quỹ tiền lơng, quỹ bảo hiểm, đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, đấu tranh với những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lơng, các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên, chế độ phân phối theo lao động. -Thanh toán kịp thời tiền lơng và các khoản khác cho ngời lao động ơng . 2. ý nghĩa của công tác hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo l- Tiền lơng đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát trtiển doanh nghiệp không chỉ trên phơng diện đòn bẩy kinh tế tiền lơng còn liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm .Một chỉ tiêu tổng hợp phản ánh chất lợng sản xuất kinh doanhđồng thời nó là bộ phận cấu thànhnên chi phí sản xuất Vì vậy, việc tính tiền lơng cho ngời sản xuất sau mỗi chu kỳ sản xuất và việc phân bố tiền lơng vào giá thành sản phẩm và chi phí lu thông chính xác sẽ tránh đợc hiện tợng lãi giả lỗ thật, đây là yêu cầu đặt ra đối với công tác lao động tiền lơng của doanh nghiệp.Từ công tác hạch toán tiền lơng, công tác hoạch toán thanh toán với cán bộ công nhân viên giúp cho nhà quản lý biết đợc tình hình sử dụng lao động, quỹ lơng và cách phân phối quỹ lơng. Là cơ sở để tính toán chi phí lao động trong giá thành sản phẩm hoặc tính tổng chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất. Tóm lại: chức năng cơ bản nhất của kế toán lao động tiền lơng là công cụ phục vụ điều hành, quản lý lao động có hiệu quả. Do đó quản lý tốt lao động và tiền lơng là một trong những yêu cầu của công tác quản lý sản xuất kinh doanh, là nhân tố giúp cho doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Tổ chức hạch toán tốt lao động, tiền lơng giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vaò nề nếp, thúc đẩy ngời lao động chấp 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 hành tốt kỷ luật lao động, đồng thời tạo cơ sở cho việc tính và trả lơng theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động . III - phơng pháp hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng 1. Kế toán tiền lơng 1.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán: Tiền lơng giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Nó là công cụ khuyến khích vật chất đối với ngời lao động, là bộ phận cấu thành lên chi phí sản xuất. Để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấop cho ngời lao động, hàng tháng doanh ngiệp phải lập bảng thanh toán tiền lơng cho từng tổ đội phân xởng sản xuất và các phòng băncn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời, Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng, các khoản phụ cấp trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng đợc lập tơng tự. Sau khi kế toán trởng kiểm tra xác nhận và ký, giám đốc duyệt y bảng thanh toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và bảo hiểm xã hội cho ngời lao động. Thông thờng các doanh nghiệp thanh toán tiền lơng và các khoản khác cho ngời lao động đợc chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lơng, bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lơng cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải đợc cghuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ.hệ thống chứng từ kế toán và tiền lơng tại các doanh nghiệp thông thờng sử dụng các chứng từ biên bản sau theo chế độ kế toán : + Bảng chấm công Mẫu số 01 LĐTL + Bảng thanh toán tiền lơng Mẫu số 02 - LĐTL Ngoài ra còn có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nếu doanh nghiệp thấy cần thiết có liên quan đến thông tin bổ xung cho việc tính tiền lơng : + Phiếu xác nhận công việc sản phẩm hoàn thành Mẫu số 06 LDTL + Phiếu làm thêm giờ Mẫu số 07 LĐTL + Hợp đồng giao khoán Mẫu số 08 LĐTL Việc sử dụng các chứng từ kế toán là khác nhau, phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp . 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Đối với các bộ phận lao động yêu cầu tính trả lơng theo thời gian thì chứng từ gốc làm cơ sở tính lơng là bảng chấm công . Bảng này dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng cá nhân trong tổ, đội hoặc phòng ban ghi hàng ngày. Việc ghi chép trên bảng chấm công do tổ trởng ( hoặc ngời đợc uỷ quyền ) trực tiếp ghi và để ở nơi công khai. Cuối tháng căn cứ vào thời gian lao động thực tế ( Số ngày công, số giờ công), số ngày nghỉ theo chế độ và khoản hởng trợ cấp ( làm đêm, làm thêm giờ ) để tính ra tiền lơng phải trả cho ngời lao động . Đối với các bộ phận lao động hởng lơng theo sản phẩm thì việc căn cứ để trả lơng là Bảng kê khối lợng hoàn thành hoặc bảng giao nhận sản phẩm , Phiếu khoán .... Đây là các chứng từ ban đầu khác nhau, đợc sử dụng tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhng đều phải ghi đâỳ đủ các nội dung cần thiết nh tên ngời lao động, công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lợng sản phẩm hoàn thành, nghiệm thu, kỳ hạn và chất lợng công việc hoàn thành. Chứng từ phải do ngời lập ( Tổ trởng hoặc ngời đợc uỷ quyền ) ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận đợc lãnh đạo duyệt ( Trởng bộ phận hoặc quản đốc phân xởng ). Sau đó các chứng từ này đợc chuyển cho nhân viên kế toánphân xởng để tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị rồi chuyển về phòng kế toán làm căn cứ để tính và trả lơng cho ngời lao động. Thông thờng tại doanh nghiệp việc thanh toán tiền lơng và các khoản khác cho ngời lao động đợc chia làm 2 kỳ để đảm bảo cuộc sống cho ngời lao động : Kỳ 1: Tạm ứng Kỳ 2 : Thanh toán phần còn lại. Khi đã trừ các khoản khấu trừ theo chế độ qui định vào thu nhập. Để thanh toán tiền lơng, tiền thởng và các khoản khác cho ngời lao động, hàng tháng kế toán lập ( Bảng thanh toán tiền lơng ) cho từng đội, phân xởng và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời.Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng ( lơng sản phẩm ,lơng thời gian ) các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ vào số tiền ngời lao động đợc tính sau khi kế toán trởng kiểm tra, giám đốc duyệt Bảng thanh toán lơng sẽ đợc làm căn cứ để tính lơng cho ngời lao động . Đối với công nhân nghỉ phép đợc hởng lơng, phần lơng này vẫn đợc tính vào chi phí sản phẩm. Việc nghỉ phép này thờng là đột xuất và không đều đặn giữa các tháng trong năm, do đó cần tiến hành trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân vào giá thành sản phẩm để tránh sự biến động trong giá thành. Cách tính tiền lơng đợc phép tính nh sau: 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Mức trích trớc tiền lơng nghỉ theo kế hoạch = tiền lơng chính thực tế phải trả công nhân trực tiếp trong tháng X Tỷ lệ trích trớc Trong đó: Tỷ lệ trích trớc = Tổng số lơng phép kế hoạch năm của công nhân X 100 Tổng số lơng chính kế hoạch năm của công nhân Cũng có thể trên kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trớc tiền lơng nghỉ phép kế hoach của công nhân trực tiếp sản xuất một cách hợp lý. 1.2 Tài khoản hạch toán: Để hạch toán tiền lơng kế toán sử dụng tài khoản sau: Tài khoản 334 Phải trả công nhân viên: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tioền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Bên Nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên. Tiền lơg, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên Kết chuyển tiền lơng, tiền công công nhân viên cha lĩnh. Bên Có: Tiền lơng, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức. D Có: Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên chức. 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 D Nợ Số trả thừa cho công nhân viên chức. Tài khoản 334 đợc mở chi tiết theo từng nội dung thanh toán 1.3 Phơng pháp hạch toán: Hàng tháng tính ra tổng số tiền lơng và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lơng phải trả cho công nhân viên ( bao gồm tiền lơng, tiền công , phụ cấp khu vực, chức vụ, tiền thởng trong sản xuất..) và phân bổ cho các đối tợng sử dụng, Trình tự hạch toán có tiền lơng có thể khái quát theo sơ đồ sau 16