Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán BCTC

thân các nghiệp vụ kinh tế nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàngthu tiền hữu hiệu là cần thiết. Các mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền cần đợc thực hiện qua các trắc nhiệm đạt yêu cầu và trắc nhiệm độ tin cậy. Trong chu trình bán hàng- thu tiền, công việc bán hàng và thu tiền là một quá trình chuyển quyền sở hữu đối với hàng hoá, dịch vụ và tiền tệ giữa ngời mua và ngời bán gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiểm soát nội bộ (KSNB) cần đợc thực hiện chặt chẽ. Hơn nữa, những công việc KSNB chủ yếu có liên quan với nhau. Vì vậy, những công việc KSNB chủ yếu và các trắc nhiệm đạt yêu cầu tơng ứng cần đợc xác định cụ thể. Theo đó KSNB phải đảm bảo đợc tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số trớc các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc xét duyệt phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng Sự đồng bộ về sổ sách Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểm soát đợc tối đa các nghiệp vụ bán hàng. Tuy nhiên, mọi đơn vị đợc quyền lựa chọn các hình thức kế toán và các phơng thức kế toán cho phù hợp với Doanh nghiệp mình nên hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong các đơn vị khác nhau là khác nhau. Việc đánh số thứ tự các chứng từ Sử dụng chứng từ có đánh số trớc theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng đợc việc bỏ xót, dấu diếm vừa tránh đợc việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng. Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho ngời mua Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thờng hàng tháng có sự tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Để 11 đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho ngời không có liên quan lập ra và gửi qua bu điện để ngời mua dễ dàng trả lời. Việc xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng KSNB phải tập trung vào 3 điểm chủ yếu: + Bán chịu, bán trả chậm hoặc các chế độ bán hàng hoặc đợc duyệt y trớc khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng. + Hàng bán chỉ đợc vận chuyển sau khi đã đợc phê chuẩn với đầy đủ các chứng từ đi kèm. + Giá bán hàng phải đợc duyệt trong đó các chi phí vận chuyển, các hàng giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán phải đợc thoả thuận trớc vì các khoản này có ảnh hởng trực tiếp đến việc tính giá bán hàng. Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán Việc cách ly đầy đủ trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền. Tính độc lập của ngời kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát Đây là yếu tố chủ yếu phát huy nội lực của KSNB. Thông thờng nếu sử dụng KTV nội bộ hoặc kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phục vụ tốt cho các mục tiêu kiểm toán. Trong những trờng hợp khác nếu các nhân viên kế toán kiêm nhiệm làm công tác KSNB phải bảo đảm nguyên tắc Bất kiêm nhiệm (cách ly trách nhiệm giữa công việc kế toán với công việc đợc giao kiểm tra, kiểm soát). Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nhiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng tơng tự nh cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng. Cụ thể, với mỗi mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ nói chung cần có những công việc KSNB chủ yếu tơng đơng. 12 Để thực hiện mục tiêu riêng các khoản thu tiền đợc ghi sổ thực tế đã nhận (Mục tiêu tính hiệu lực, tính có thật). KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ tiền và ngời ghi sổ. Bên cạnh đó, phải thờng xuyên đối chiếu với số d trên tài khoản tiền gửi ngân hàng. Để xác minh mục tiêu trên KSNB có đạt đợc hay không? KTV thực hiện thủ tục thẩm tra hoặc quan sát việc phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ tiền và ngời giữ sổ. Đối với mục tiêu riêng, mục tiêu đặc thù tiền mặt thu vào đã đợc ghi đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền KSNB cần phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ tiền và ngời ghi sổ, phải sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bản kê tiền mặt có đánh số trớc kèm theo quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền một cách kịp thời. Đối với mục tiêu về tính đợc phép thì KSNB thực hiện các chính sách cụ thể cho việc thanh toán trớc hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. Đối với mục tiêu riêng các khoản tiền thu vào đã ghi sổ đều phù hợp với giá bán (mục tiêu định giá chi tiết đối với nghiệp vụ thu tiền). Để thực hiện mục tiêu trên thì KSNB phải theo dõi chi tiết các khoản tiền thu đợc với các chứng từ bán hàng. Bên cạnh đó, đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền thu đợc qua tài khoản tiền gửi ngân hàng. Đối với mục tiêu các khoản tiền thu đợc đều đợc phân loại đúng đắn. KSNB phải thiết kế hệ thống kế toán với sơ đồ tài khoản kế toán chi tiết quy định quan hệ đối ứng trong các nghiệp vụ thu tiền. Đối với mục tiêu các khoản tiền thu đợc đều vào sổ quỹ, sổ cái tổng hợp các tài khoản 112, 111 chính xác thì KSNB cần tách nhiệm vụ ghi sổ với nhiệm vụ đối chiếu định kỳ cũng nh việc rà soát nội đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn. II. quy trình Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền 1. Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cảo tài chính 13 BCTC là tấm gơng phản ánh tình hình tài chính của một doanh nghiệp tạo một thời điểm nhất định và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó trong một khoảng thời gian nhất định. Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 700 : Báo cáo kiểm toán phải nêu rõ ý kiến của KTV và công ty kiểm toán về các BCTC trên phơng diện phản ánh (hoặc trình bày) trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu, trên phơng diện tuân thủ các chuẩn mực và chế độ Kế toán hiện hành (hoặc chấp nhận ) và việc tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan. Chu trình bán hàng- thu tiền là một chu trình tơng đối phức tạp với số lợng nghiệp vụ phát sinh lớn và liên quan nhiều chỉ tiêu trên BCTC. Chu trình bán hàngthu tiền là một phần của cuộc kiểm toán. Nó có mối quan hệ mật thiết với các chu trình khác vì vậy, khi kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền nhất thiết phải kết hợp kết quả kiểm toán của các chu trình khác. Sơ đồ 08: Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng- thu tiền với các chu trình khác trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền Tiền Chu trình Chu trình bán hàng bán hàng -thu tiền thu tiền Chu trình Chu trình huy động huy động hoàn - -hoàn trả vốn trả vốn Chu trình Chu trình mua vàomua vàothanh thanh toán toán Chu trình Chu trình Tiền lư Tiền lư ơng và ơng và nhân sự nhân sự Chu trình hàng tồn kho Chu trình hàng tồn kho 2. Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền Đối với bất kỳ cuộc kiểm toán nào, các mục tiêu đặt ra nhằm cung cấp một chiến lợc để giúp KTV tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết bảo đảm cho cuộc kiểm toán đi đúng hớng và mang lại hiệu quả. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200: Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận rằng 14 BCTC có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc đợc chấp nhận), có tuân thủ pháp luật và có phản ánh trung thực và hợp lí trên các khía cạnh trọng yếu hay không. Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền là một phần hành cụ thể của kiểm toán tài chính. Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán bán hàng- thu tiền là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phơng pháp kiểm toán thích hợp với đặc thù của phần hành này qua các bớc trong quy trình kiểm toán. Chức năng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền đã đợc cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán. Do chu trình bán hàng- thu tiền đợc cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và đây là nguồn gốc để hình thành các khoản mục trên các BCTC nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền bao gồm cả mục tiêu kiểm toán BCTC và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với đặc điểm của phần hành kiểm toán này. Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền là hai loại nghiệp vụ khác nhau, đợc phản ánh vào sổ kế toán riêng và theo một trình tự tơng đối độc lập song hai loại nghiệp vụ này lại có mối quan hệ chặt chẽ và là các nhân tố cấu thành nên một chu trình bán hàng- thu tiền xác định. Do vậy, bên cạnh những mục tiêu chung (mục tiêu về tính hợp lý chung) thì chu trình này còn có những mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt đối với từng loại nghiệp vụ. Có thể khái quát những mục tiêu kiểm toán theo bảng sau: Bảng 01: Mục tiêu kiểm toán 1 2 3 4 5 Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng Các nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ hợp lí Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu về tính hợp lí chung Hàng bán vận chuyển đến khách hàng (hoặc dịch vụ chuyển giao cho khách hàng) là có thật Mọi nghiệp vụ bán hàng đều đợc ghi sổ Hàng hoá đã bán thuộc quyền sở hữu của đơn vị Mục tiêu tính hiệu lực Hàng đã vận chuyển (hoặc dịch vụ đã chuyển giao có hóa đơn phản ánh trong đó phải ghi giá Mục tiêu về tính trọn vẹn Mục tiêu về quyền và nghĩa vụ Mục tiêu về định giá và tính giá 15 Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền Các khoản thu tiền (tiền thu đợc) đều phải đảm bảo tính hợp lý chung Các khoản phải thu đối với khách hàng là có thật Mọi khoản phải thu khách hàng đều phải ghi sổ Quyền và nghĩa vụ các khoản phải thu đợc đánh giá đúng Các khoản phải thu đợc định giá đúng 6 7 bán đựoc thoả thuận) Các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp thích hợp và phải khớp đúng về số liệu cũng nh chính xác về con số cộng dồn Các nghiệp vụ bán hàng đợc phân loại thích hợp Mục tiêu về tính chính xác cơ học Các khoản phải thu đợc ghi sổ chính xác cơ học Mục tiêu về phân loại Các khoản phải thu đều đợc phân loại đúng 3. Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền Sau khi đã xác định đợc những mục tiêu kiểm toán đặc thù với chu trình bán hàng- thu tiền, KTV tiến hành thực hiện quy trinh kiểm toán. Quy trình kiểm toán là một hệ thống phơng pháp nhằm giúp cho KTV tập hợp đầy đủ các bằng chứng kiểm toán. Thông thờng, một cuộc kiểm toán bao giờ cũng thực hiện qua 3 bớc sau: + Chuẩn bị kiểm toán + Thực hiện kiểm toán + Kết thúc kiểm toán Trong quá trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, quy trình kiểm toán có thể không bao gồm toàn bộ các bớc của một cuộc kiểm toán BCTC trọn vẹn mà có sự chi tiết, cụ thể ở những bớc nhất định. 3.1. Chuẩn bị kiểm toán Đây là bớc đầu tiên trong một quy trình kiểm toán và có một vai trò quan trọng trong toàn cuộc kiểm toán vì nếu đã thiết lập đợc một phơng pháp kiểm toán phù hợp, khoa học, hiệu quả thì công việc kiểm toán sẽ đảm bảo đợc hiệu quả. Theo qui định của Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế số 300 thì Lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo rằng công tác kiểm toán sẽ đợc tiến hành một cách có hiệu quả và đúng với thời hạn dự kiến. Dựa vào kinh nghiệm của mình KTV có thể lợng hoá đợc mức độ công việc để có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các KTV, xác định đúng trọng tâm công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. 16