Quy trình kiểm toán trong kiểm toán nội bộ ở Việt Nam

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 đốc ngay khi vấn đề phát sinh sẽ giúp cuộc kiểm toán có thể hoàn thành đúng thời hạn. - Trợ giúp kỹ thuật: Những vấn đề phức tạp cần có những quyết định về kỹ thuật có thể phát sinh trong cuộc kiểm toán. Những vấn đề đó thờng đòi hỏi việc nghiên cứu, bàn luận sâu rộng với nhân viên nghiệp vụ và sự phối hợp của các giám sát viên cấp trên, và kiểm toán trởng nếu cần. Những vấn đề này sẽ đợc kiểm toán viên chú ý và trợ giúp khi cần thiết. - Gặp gỡ chỉ đạo: Các cuộc gặp mang tính giám sát tại địa điểm kiểm toán phải đợc tiến hành thờng xuyên, nhằm kiểm tra tiến độ thực hiện và chỉ đạo về mặt kỹ thuật cho cuộc kiểm toán. Những ý kiến sau khi kiểm tra phải viết thành văn bản, bao gồm những công việc cần bổ sung, những giải thích cần có, những vấn đề đặt ra, và những việc cần thay đổi. Và dựa vào đó để có hớng chỉ đạo tiến hành những công việc tiếp theo. - Chỉ dẫn kiểm toán: bất cứ khi nào kiểm toán viên nội bộ có chỉ dẫn kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ nên soạn ra bản tóm tắt những thiếu sót có thể xảy ra, còn gọi là bản chỉ dẫn. Điều quan trọng là bản chỉ dẫn này đợc lập ngay khi kiểm toán viên chỉ ra vấn đề quan trọng còn tồn tại. Điều này làm cho tất cả các cấp giám sát chú ý tới các vấn đề nh vậy ngay khi bắt đầu cuộc kiểm toán. Điều này cũng đợc coi là một kiểm tra để dảm bảo rằng tất cả các chỉ dẫn đều đợc tuân thủ. Giám sát viên cũng phải đảm bảo rằng có tài liệu chứng minh cho sự sắp đặt cuối cùng của ban chỉ dẫn trớc khi hoàn thành cuộc kiểm toán. - Kỹ thuật kiểm toán chuyên môn hoá: Nhân viên kiểm toán đợc khuyến khích sử dụng các biện pháp kỹ thuật nh chọn mẫu thống kê, các phần mềm kiểm toán khi có thể. Khi những kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc trắc nghiệm, thì việc chọn mẫu và các kế hoạch khác phải đợc xem xét một cách cẩn thận để đảm bảo kết quả tốt nhất với hao phí các nguồn lực ít nhất. - Báo cáo định kỳ: trong những cuộc kiểm toán lớn hơn, hoặc những cuộc kiểm toán tiến hành cùng một lúc ở nhiều địa điểm khác nhau thì yêu cầu báo cáo về tiến độ hàng tuần, hoặc mỗi tuần hai lần là rất hữu ích. Những báo cáo này cung cấp những thông tin có ích cho giám sát viên cũng nh việc kiểm soát cho 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 kiểm toán viên đang phụ trách. Những báo cáo này bao gồm những thông tin về thời gian dự kiến và thời gian thực tế, thời gian ớc tính để hoàn thành, số lợng, nội dung của các chỉ dẫn và phát hiện. Đây là một báo cáo đợc lập hàng tháng của mỗi văn phòng cơ sở dể cung cấp cho kiểm toán trởng thông tin về hiện trạng các cuộc kiểm toán đang tiến triển hoặc chơng trình hoạt động trong quý sau. Báo cáo đợc sử dụng để kiểm soát đối với những cuộc kiểm toán đã lập kế hoạch và đang thực hiện để đảm bảo rằng các cuộc kiểm toán đã bắt đầu và hoàn thành đúng thời hạn. -Điều chỉnh: Trong quá trình thực hiện kiểm toán, thờng cần có những thay đổi trong kế hoạch kiểm toán. Do đó cần có sự linh hoạt trong các kế hoạch để đáp ứng những yêu cầu bất thờng. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ ở địa bàn công ty, kiểm toán viên có thể gặp phải những tình huống, sự kiện bất ngờ, yêu cầu sửa đổi hoặc bỏ đi một phân đoạn kiểm toán, phát hiện một lĩnh vực mới phải thẩm tra, và những thay đổi trong nhân sự kiểm toán. Trong một số trờng hợp có thể không giữ đúng thời hạn, phải dùng thêm giờ công để hoàn thành một phân đoạn công việc. Trong những tình huống này, sửa đổi kế hoạch là cần thiết và phải đợc chấp nhận phù hợp. Việc chỉ đạo này chỉ ra những kỹ thuật cha đợc lập kế hoạch hoặc diễn giải. Trong một số trờng hợp, vấn đề này có thể làm ngân sách không chính xác., trong các trờng hợp khác có thể có các vấn đề đang đợc thực hiện. Việc kiểm tra chặt chẽ của kiểm toán sẽ ngăn ngừa đợc sự sai lệch thời hạn do thiếu nhân viên, chậm giải quyết các vấn đề, giám sát không đầy đủ và quá chú ý đến chi tiết. - Những phát hiện có ý nghĩa: Bản chất của những phát hiện phải đợc thẩm tra trong thời gian kiểm toán để xác định chúng có ích gì không? Có nhiều phát hiện chỉ có tính chất thủ tục thứ yếu không? Những phát hiện có liên quan đến hiệu quả nghiệp vụ không? Các viên chức điều hành có cho rằng những phát hiện này là có ích không? Trả lời những câu hỏi này sẽ cho biết những phát hiện đã triển khai có ý nghĩa hay không. - Đánh giá sau kiểm toán: Khi lúc kết thúc mỗi công việc, kiểm toán viên phụ trách đánh giá nhiệm vụ đợc giao về các yêú tố nh: phơng pháp tiếp cận, thời gian hao phí, các lĩnh vực trọng điểm, bố trí nhân viên và những đề xuất cho những lần 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 kiểm toán sau. Những đánh giá đợc coi là bài học tốt cho nhân viên, đồng thời là cơ sở lập kế hoạch cho lần kiểm toán sau. Những đánh giá này đợc dùng để trình bày các biện pháp kỹ thuật đã đợc chứng tỏ một cách thành công, cũng nh những cố gắng không mang lại hiệu quả. Những đánh giá sau kiểm toán, cũng nh những đánh giá tổng kết khác cũng là thông tin có ích trong việc tự kiểm toán công việc đã thực hiện. 3.Kết thúc kiểm toán Để kết thúc kiểm toán, cần đa ra kết luận kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán hoặc biên bản kiểm toán. Và trong giai đoạn kết thúc kiểm toán kiểm toán viên phải tiến hành hàng loạt công việc cụ thể: xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến, xem xét các sự kện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ, xem xét giả thuyết về tính liên tục trong hoạt động của đơn vị, thu thập th giải trình của Ban giám đốc đơn vị, tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. Nội dung và hình thức của kết luận hay báo cáo kiểm toán có thể khái quát chung nh sau: Kết luận kiểm toán là sự khái quát kết quả thực hiện các chức năng kiểm toán trong từng cuộc kiểm toán cụ thể. Vì vậy, kết luận kiểm toán phải đảm bảo yêu cầu cả về nội dung cũng nh tính pháp lý. -Về nội dung: Kết luận kiểm toán phải phù hợp, đầy đủ. Sự phù hợp của kết luận kiểm toán là sự nhất quán giữa kết luận nêu ra với mục tiêu kiểm toán. Sự đầy đủ của kết luận là sự bao hàm toàn bộ yêu cầu, phạm vi kiểm toán đã xác định và đã điều chỉnh (nếu có); mọi khía cạnh khác nhau về nội dung đã xác định trong yêu cầu và mọi bộ phận thuộc phạm vi kiểm toán đã nêu trong kế hoạch kiểm toán hoặc đợc điều chỉnh đều phải bao hàm trong kết luận kiểm toán. - Tính pháp lý của kết luận trớc hết đỏi hỏi những bằng chứng tơng xứng theo yêu cầu của các quy chế, chuẩn mực, pháp luật. Đồng thời tính pháp lý cũng đỏi hỏi các kết luận phải chuẩn xác trong từ ngữ và văn phạm. Để đảm bảo các yêu cầu pháp lý, kết luận kiểm toán đợc quy định thành chuẩn mực với 4 loại phù hợp các tình huống cụ thể: 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.ý kiến chấp nhận toàn bộ đợc sử dụng trong tình huống các bảng khai tài chính trung thực, rõ ràng và lập đúng chuẩn mực kế toán. 2. ý kiến loại trừ đợc sử dụng khi có những điểm cha xác minh đợc rõ ràng hoặc còn có những sự kiện, hiện tợng cha thể giải quyết xong trớc khi kết thúc kiểm toán. 3. ý kiến bác bỏ đợc sử dụng khi không chấp nhận bảng khai tài chính. 4. ý kiến từ chối đợc đa ra khi không thực hiện đợc kế hoạch hay hợp đồng kiểm toán do điều kiện khách quan đa lại, thiếu điều kiện thực hiện, thiếu chứng từ, tài liệu kế toán... Báo cáo kiểm toán là thể hiện chức năng kiểm toán và kết luận kiểm toán. Và một trong những giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình kiểm toán nội bộ là lập và gửi các báo cáo. Báo cáo là phơng tiện chủ yếu giúp nhiều ngời (trong và ngoài công ty) biết đợc công việc của kiểm toán viên nội bộ và đánh giá sự đóng góp của anh ta. Báo cáo cũng là bằng chứng trải dài nhất về đặc tính nghề nghiệp trong hoạt động kiểm toán nội bộ của anh ta. Một công việc kiểm toán có thể tốt nhng sẽ bị vô hiệu hoá bởi một báo cáo tồi. Báo cáo kiểm toán phản ánh: các mục tiêu nền tảng, các chiến lợc ủng hộ và chính sách chủ yếu, các trình tự bao trùm công việc kiểm toán, phẩm chất và thành tích của nhân viên kiểm toán. Nh vậy, báo cáo kiểm toán phối hợp toàn bộ nỗ lực kiểm toán nội bộ và tạo ra một căn cứ cho việc đánh giá chung, do vậy có nhiều chức năng quan trọng đối với cả kiểm toán viên và ban quản lý. - Kết luận dựa vào kiểm toán: Báo cáo dùng để tổng kết bằng chứng đã thu thập trong thời gian kiểm toán, có trình bày những phát hiện và kết luận. Nó thể hiện kết quả làm xong của kiểm toán viên. - Nêu rõ tình trạng: Báo cáo cung cấp cho tổ chức một bảng tóm tắt các lĩnh vực cần phải cải tiến. Nó có thể coi là một công cụ thông tin cho quản lý về các nghiệp vụ của tổ chức. Nó cũng phần nào đợc coi nh một việc đánh giá thành tích, nêu ra những lĩnh vực tốt xấu, và phạm vi có thể cải tiến. 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Khuôn khổ của hành động quản lý: Những kiến nghị trong báo cáo đại diện cho những kết luận của kiểm toán viên về những hành động phải có của quản lý. Dựa vào tình hình đã nêu ra và những nguyên nhân đã nhận thức, các kiến nghị đã đợc sử dụng nh một khuôn khổ cho hành động sửa chữa những thiếu sót và cải tiến các nghiệp vụ. - Làm sáng tỏ cách nhìn đợc kiểm toán: Ngời muốn kiểm toán thờng muốn nói rõ những tình tiết giảm nhẹ hoặc muốn làm sáng tỏ các vấn đề bất đồng. Việc trình bày rõ ràng quan điểm của ngời đợc kiểm toán, có ý kiến nhận xét của kiểm toán viên, sẽ giúp xác định các vấn đề cho quản lý và cung cấp cơ sở đi đến những quyết định về những hành động cần thiết. Hình thức và nội dung báo cáo cũng rất khác nhau. Chúng ta có thể nêu ra cách tiếp cận chung và đánh giá ngắn gọn về giá trị của chúng: - Nội dung toàn diện: Một số báo cáo kiểm toán nội bộ cố gắng trình bày một lợng lớn thông tin đã đợc thẩm tra. Mục tiêu có thể là cung cấp một tài liệu tham khảo cho ngời sử dụng báo cáo kiểm toán. Thông tin này có thể thuộc về tình hình đã qua hoặc tình hình hiện tại. Có thể bao gồm công việc và kết quả của các nghiệp vụ hoặc thông tin tài chính. - Mô tả công việc kiểm toán: Các bớc kiểm toán, cũng nh phạm vi đối chiếu và trắc nghiệp cụ thể đều đợc miêu tả. Trong một chừng mực nào đó cách làm này có phần chồng chéo với quy định về trình tự nói chung trong cẩm nang kiểm toán. Vấn đề ở đây là ngời đọc báo cáo quan tâm nh thế nào đến chi tiết của trình tự, và mục đích phục vụ của báo cáo là gì. - Giải thích chi tiết những phát hiện kiểm toán: Một cách tiếp cận có liên quan chặt chẽ của một số kiểm toán viên nội bộ là đi vào khối lợng chi tiết rất lớn xung quanh kết quả của nhiều loại công việc kiểm toán. Ngời đọc báo cáo có thể bỏ qua những chi tiết rất quan trọng, do đó nếu có thể thì chúng ta nên ra sức tổng kết những phát hiện của kiểm toán. - Tập trung vào những vấn đề quan trọng: Cách tiếp cận thờng dùng trong các báo cáo viết là tập trung vào những vấn đề quan trọng- tức là loại vấn đề mang nặng tính chất chủ trơng, các phơng pháp nghiệp vụ, việc sử dụng các nguồn 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 lực, thành tích của lực lợng lao động và những kết quả đạt đợc. Cũng có khi những vấn đề có ý nghĩa đó liên quan đến hành động đã hoàn thành, nhng trong trờng hợp này, vấn đề có ý nghĩa là tơng xứng với việc lập báo cáo cụ thể. Ưu điểm đặc biệt của việc tập trung vào những vấn đề là các nhà quản lý nhận đợc những thông tin mà họ cần., không phải vất vả đọc quá nhiều chi tiết. Đó là cách tiếp cận mà những ngời lãnh đạo kiểm toán nội bộ rất muốn theo. III. Khái quát quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại công ty Điện lực I. Do kết quả kiểm toán chủ yếu phục vụ cho quá trình quản trị nội bộ và không có giá trị pháp lý cao nh các cuộc kiểm toán do kiểm toán độc lập hay kiểm toán nhà nớc tiến hành, vì vậy quy mô và quá trình thực hiện cuộc kiểm toán nội bộ cũng đơn giản hơn nhiều so với các loại kiểm toán khác. Tuy nhiên kiểm toán nội bộ của công ty cũng thực hiện kiểm toán đầy đủ các khoản mục và tuân thủ tơng đối đầy đủ các bớc theo quy định. Trong phạm vi bài viết, em chỉ nghiên cứu về kiểm toán hàng tồn kho là phần hành rất đợc chú trọng trong quy trình kiểm toán tại công ty điện lực I. 1. Chuẩn bị kiểm toán. Bớc 1: Xác định các mục tiêu và trọng tâm cuộc kiểm toán. Mục đích của cuộc kiểm toán là cung cấp thông tin giúp Giám đốc công ty và các đơn vị có biện pháp điều hành, quản lý hoạt động của đơn vị. Giúp cho các đơn vị đợc kiểm toán chấn chỉnh công tác kế toán tài chính của mình. Do lực lợng nhân sự của Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ là có hạn nên không thể thực hiện quy trình kiểm toán đầy đủ cho tất cả các khoản mục. Vì vậy, Phòng sẽ lựa chọn trọng tâm kiểm toán cho từng năm. Ví dụ: Năm 2000 trọng tâm kiểm toán là khoản mục tài sản cố định. Năm 2001 trọng tâm kiểm toán là khoản mục hàng tồn kho. Năm 2002 trọng tâm kiểm toán là khoản mục công nợ. Để xác định đợc trọng tâm này phải căn cứ vào những vấn đề còn tồn đọng trong kết quả kiểm toán năm trớc và tình hình thực tế của các đơn vị và Công ty. Ví dụ năm 2001, trọng tâm kiểm toán là khoản mục hàng tồn kho. Do hàng tồn 16