Hoàn thiện quy trình kiểm toán HTK trong kiểm toán BCTC

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 kiểm toán khoản mục này luôn đòi hỏi phải có trình độ, kinh nghiệm và phải có sự thận trọng. Trong kế toán có rất nhiều phơng pháp lựa chon để định giá HTK và đối với mỗi loại HTK, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phơng pháp khác nhau nhng phải đảm bảo tình thống nhất giữa các kỳ, mỗi phơng pháp khác nhau sẽ đem lại kết quả khác nhau. Khi tiến hành kiểm toán, KTV phải nắm bắt đợc các phơng pháp tính giá HTK của doanh nghiệp đối với từng loại HTK. Việc xác định giá trị HTK ảnh hởng trực tiếp đến GVHB và do vậy có ảnh hởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm. Công việc xác định chất lợng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các loại tài sản khác, nhiều khoản mục HTK rất khó phân loại và định giá nh: các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí quýViệc đánh giá giá trị những HTK này thờng mang tính chất chủ quan đòi hỏi KTV phải có kiến thức về lĩnh vực này hoặc phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia. HTK đợc bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, lại do nhiều ngời quản lý, mặt khác do tính đa dạng của HTK nên điều kiện bảo quản cũng rất khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu bảo quản của từng loại HTK. Do đó công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng HTK sẽ gặp nhiều khó khăn, đôi khi có sự nhầm lẫn, sai sót và dễ bị gian lận. HTK thờng đa dạng và chịu ảnh hởng của hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình nh bị h hỏng trong thời gian nhất định, bị lỗi thờido đó với mỗi loại HTK, doanh nghiệp phải xây dựng định mức hao hụt và KTV phải kiểm tra xem xét mức độ hợp lý của các định mức này đối với từng loại HTK. 2.2.Chức năng của HTK Các chức năng vật chất chủ yếu của HTK bao gồm: Chức năng mua hàng, nhận hàng, lu kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đi tiêu thụ; Bên cạnh đó còn có chức năng ghi sổ trong đó bao gồm ghi sổ đối với chi phí sản xuất và ghi sổ về hàng l u kho. 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Chức năng mua hàng: Một nghiệp vụ mua bắt đầu bằng việc bộ phận kho hoặc bộ phận có nhu cầu hàng hoá hoặc dịch vụ thiết yếu cần mua. Bộ phận đó phải lập phiếu yêu cầu mua và phiếu này phải đợc kiểm tra và thông qua bởi cấp có thẩm quyền về sự hợp lý và tính có thật của nhu cầu mua. Phòng thu mua sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu mua để lập Đơn đặt mua hàng, trong đó phải nêu rõ số lợng, chủng loại, quy cách sản phẩm hàng hoá hoặc dịch vụ yêu cầu. Một liên đặt mua hàng cần đợc gửi tới phòng kế toán, một liên đợc chuyển tới phòng nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu. Để có một hệ thống KSNB thích đáng đối với các nghiệp vụ mua hàng đòi hỏi đơn vị phải tổ chức một phòng riêng biệt chuyên thực hiện nghiệp vụ mua hàng, bộ phận này không đợc quyền quyết định mua hàng. Các chức năng mua hàng, nhận hàng và ghi sổ HTK phải đợc tách ly trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban. Chức năng nhận hàng Hàng hoá vật t đợc mua về trớc khi nhập kho phải giao cho phòng nhận hàng kiểm tra. Phòng nhận hàng hoạt động độc lập với phòng mua hàng, bộ phận lu hàng, phòng vận chuyển. Phòng nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về chủng loại, chất lợng, khối lợng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay không và loại bỏ hàng bị lỗi, hỏng hóc. Bộ phận này sẽ lập biên bản nhận hàng và chuyển hàng tới bộ phận kho. Phiếu nhận hàng là chứng từ minh chứng cho việc kiểm tra và nhận hàng. Chức năng lu kho Tất cả hàng hoá chuyển tới kho sẽ đợc kiểm tra một lần nữa về cả số lợng và chất lợng rồi đợc nhập vào kho. Mỗi khi nhập hàng hoá vào kho, thủ kho phải lập Phiếu nhập kho trong đó ghi rõ số lợng hàng nhập, chất lợng, quy cách của hàng hoá thực nhập. Một liên Phiếu nhập kho sẽ đợc chuyển cho Phòng kế toán để thông báo cho Phòng kế toán về số lợng hàng nhận và cho nhập kho. Chức năng xuất kho vật t, hàng hoá Hàng hoá sau khi nhập kho sẽ do bộ phận kho quản lý và bộ phận này phải chịu trách nhiệm về số hàng hoá mà mình quản lý. Trong bất cứ trờng hợp nào, bộ phận kho đều phải đỏi hỏi có Phiếu yêu cầu sử dụng vật t, hàng hoá đã đợc phê duyệt thì 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 mới đợc xuất hàng. Phiếu yêu cầu này đợc lập làm 3 liên, đơn vị có yêu cầu sử dụng vật t giữ một liên, một liên giao cho bộ phận kho làm căn cứ xuất và hạch toán tại kho, một liên sẽ chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Các phiếu yêu cầu phải đợc lập dựa trên một đơn đặt hàng sản xuất hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, việc này nhằm tránh tình trạng xuất vật t hàng hoá sử dụng vào những mục đích không rõ ràng. Chức năng sản xuất Sản xuất là giai đoạn quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải đợc kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản xuất đã đợc xây dựng trớc căn cứ vào các ớc đoán về nhu cầu đối với sản xuất và tình hình thực tế HTK. Việc lập các kế hoạch sản xuất sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất hàng hoá đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng và tránh đợc tình trạng ứ đọng hàng hoá, hàng hóa sản xuất ra không tiêu thụ đợc và đảm bảo việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố nh nguyên vật liệu và nhân công phục vụ cho sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Trách nhiệm quản lý hàng hoá trong giai đoạn sản xuất thuộc về những ngời giám sát sản xuất (quản đốc, quản lý phân xởng) do đó ngời quản lý phải kiểm soát và nắm chắc đợc tình hình sản xuất kể từ khi nguyên vật liệu đợc chuyển tới phân xởng cho tới khi sản phẩm đợc sản xuất ra và chuyển vào kho. Sản phẩm hoàn thành luôn phải chuyển qua khâu kiểm định chất lợng trớc khi cho nhập kho hoặc chuyển đi tiêu thụ. Việc kiểm soát đợc thực hiện nhằm phát hiện những sản phẩm hỏng, lỗi hoặc không đạt những thông số kỹ thuật theo yêu cầu, đồng thời giúp cho việc ghi giá trị HTK đợc chính xác. Chức năng lu kho thành phẩm Sản phẩm sau khi qua khâu kiểm định nếu không chuyển thẳng đi tiêu thụ thì sẽ đợc nhập kho để chờ bán. Quá trình kiểm soát thành phẩm này đợc xem nh một phần của chu trình bán hàng - thu tiền. Chức năng xuất thành phẩm đi tiêu thụ 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Hàng hoá, thành phẩm của doanh nghiệp chỉ đợc xuất khỏi kho khi đã có sự phê chuẩn hay căn cứ để xuất kho thành phẩm mà cụ thể là Đơn đặt mua hàng của khách hàng đã đợc phòng kiểm soát tín dụng phê chuẩn. Khi xuất kho thành phẩm, thủ kho phải lập phiếu xuất kho. Bộ phận vận chuyển sẽ lập phiếu vận chuyển hàng có đánh số thứ tự từ trớc và chỉ rõ hàng hoá đợc vận chuyển. Phiếu vận chuyển hàng đợc lập thành ba liên, liên thứ nhất đợc lu ở phòng tiếp vận để làm chứng từ minh chứng về việc vận chuyển, liên thứ hai sẽ đợc gửi tới phòng tiêu thụ hoặc bộ phận tính tiền kèm theo đơn đặt hàng của khách hàng để làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng, liên thứ ba đợc đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Hoạt động này sẽ giúp cho khách hàng kiểm tra số hàng nhận đợc có khớp với yêu cầu theo đơn đặt hàng hay không. Trờng hợp hàng hoá đợc vận chuyển thuê bởi một Công ty tiếp vận thì phiếu vận chuyển sẽ đợc lập thêm liên thứ t, liên này giao cho bên cung cấp dịch vụ vận chuyển để làm căn cứ tính cớc phí. 3.Phơng pháp hạch toán HTK 3.1.Trình tự hạch toán * Chứng từ hạch toán HTK: Chứng từ nhập mua hàng hoá bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT của nhà cung cấp, phiếu kiểm nhận hàng mua, phiếu nhập kho và thẻ kho, biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá. Chứng từ xuất kho sản xuất bao gồm: Phiếu yêu cầu lĩnh vật t, phiếu xuất kho vật t, phiếu xuất kho theo hạn mức, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và thẻ kho. Chứng từ xuất bán thành phẩm, vật t hàng hoá: Hợp đồng kinh tế, cam kết mua hàng hoặc đơn đặt mua của khách hàng, vận đơn, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT và thẻ kho. * Phơng pháp luân chuyển chứng từ Chơng trình luân chuyển phiếu nhập kho. Sơ đồ 2 Chơng trình luân chuyển phiếu xuất kho. Sơ đồ 3 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Sơ đồ 2: Chơng trình luân chuyển phiếu nhập kho. Những ngời có liên quan Người nhập kho Ban kiểm nghiệm Phụ trách phòng cung tiêu Cán bộ cung ứng Thủ kho Kế toán HTK Bảo quản và lưu trữ Nghiệp vụ nhập kho Các bớc công việc và chứng từ kèm theo Đề nghị nhập kho Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Ký duyệt Nhập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Sơ đồ 3: Chơng trình luân chuyển phiếu xuất kho Những người có liên quan Người đề nghị xuất kho Giám đốc, kế toán trư ởng Cán bộ cung ứng Thủ kho Kế toán HTK Nghiệp vụ xuất kho Các bước công việc và chứng từ kèm theo Bảo quản và lưu trữ Đề nghị xuất kho Duyệt xuất kho Phiếu xuất kho 15 Xuất kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 * Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản đợc sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới HTK bao gồm: TK151, TK152, TK153, TK154, TK155, TK155, TK156, TK157, TK159, TK611, TK621, TK622, TK627, TK631, TK632. Trong đó TK611 và TK631 đợc sử dụng trong trờng hợp doanh nghiệp hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Trình tự hạch toán HTK: Sơ đồ 4: Hạch toán HTK theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Sơ đồ 5: Hạch toán HTK theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 3.2.Hệ thống sổ sách kế toán Sổ kế toán là hệ thống sổ đợc lập theo mẫu quy định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. Sổ kế toán là phơng tiện để hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác. Sổ kế toán bao gồm nhiều loại tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý để tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Thông thờng có hai loại sổ kế toán là sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp, các đơn vị có thể lựa chọn ghi sổ kế toán theo một trong các hình thức sổ kế toán sau: Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức nhật ký chung Hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức nhật ký sổ cái 3.3.Phơng pháp tính giá và tổ chức hạch toán HTK Tính giá HTK là công việc rất quan trọng trong tổ chức hạch toán HTK, đó là việc dùng tiền để biểu hiện giá trị của HTK. a. Các phơng pháp tính giá HTK: Đối với nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hoá nhập kho: Giá của HTK đợc tính theo giá thực tế mua vào: Giá thực tế = Giá ghi Chi phí Chiết khấu trên + thu thơng hoá đơn Mua mại 16 Hàng mua bị trả lại Thuế + nhập khẩu (nếu có) Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368