Xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối Việt Nam

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đồng thời kiểm toán nội bộ phải thực hiện việc giám sát thực hiện các quy chế kiểm soát nội bộ đã đề ra, qua đó phát hiện những điểm cha hợp lý để tham gia hoàn thiện chúng. Mục đích của việc thẩm tra tính thích hợp của kiểm toán nội bộ để khẳng định rằng hệ thống kiểm toán nội bộ vận hành đều đặn và có hiệu quả, đáp ứng mọi mục tiêu đã định trớc. Việc thẩm tra sẽ phơi bày mọi hành vi gian lận, không bình thờng và gây lãng phí với bản chất lặp đi lặp lại nhằm ngăn chặn và giảm thiểu chúng. Thứ bảy: Các nhiệm vụ đặc biệt khác. Ngoài các nhiệm vụ chính trên, kiểm toán nội bộ có thể đợc giao bất cứ nhiệm vụ gì mà có ích cho Ban Giám đốc chẳng hạn nh: điều tra về cá nhân, đại diện cho Ban giám đốc hoặc giám sát trong các thoả thuận, tham gia vào các chơng trình đào tạo đơn vị. Thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ trên, kiểm toán nội bộ có trách nhiệm hớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ kế toánvà các cán bộ nghiệp vụ khác có liên quan, đề xuất các quyết định quản lý, xử lý về tài chính kế toán và các nội dung xử lý khác. * Quyền hạn của kiểm toán nội bộ. Do đặc trng của kiểm toán nội bộ là thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu nêu trên, cho nên kiểm toán nội bộ có những quyền hạn riêng để đảm bảo mục đích hoạt động. Kiểm toán nội bộ có quyền: Kiểm toán nội bộ độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, độc lập về chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi khuôn khổ pháp luật và các chuẩn mực, phơng pháp nghiệp vụ chuyên môn. Có quyền yêu cầu các bộ phận và các cá nhân có liên quan cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu về kế toán, tài chính và các tài liệu khác có liên quan tới nội dung đợc kiểm toán. Có quyền đối chiếu xác minh các thông tin kinh tế có liên quan tới đối tợng đợc kiểm toán ở trong và ngoài doanh nghiệp. Có quyền kiến nghị với chủ thể đợc kiểm toán có biện pháp sửa chữa sai phạm và có quyền ghi kiến nghị của mình vào báo cáo kiểm toán. Đề xuất với lãnh đạo doanh nghiệp những kiến nghị và biện pháp về quản lý. Đó là một số quyền hạn cơ bản của kiểm toán nội bộ, bên cạnh đó tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, từng điều kiện mà kiểm toán nội bộ có thể có thêm các quyền khác. 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.2.3 Nội dung và phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ. a) Nội dung hoạt động của kiểm toán nội bộ. Hoạt động của kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp thực hiện một số nội dung chủ yếu sau: Rà soát lại hệ thống kế toán và các quy chế kiểm soát nội bộ có liên quan, giám sát sự hoạt động của các hệ thống này cũng nh tham gia hoàn thiện chúng. Kiểm tra các thông tin tác nghiệp, thông tin tài chính, bao gồm việc soát xét lại các phơng tiện đã sử dụng để xác định, tính toán, phân loại và báo cáo những thông tin này, kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các số d và các bớc công việc. Kiểm tra tính hiệu quả, sự tiết kiệm và hiệu suất của các hoạt động, kể cả các quy định không có tính chất tài chính của doanh nghiệp. Nh vậy, lĩnh vực hoạt động của kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm toán tài chính và kiểm toán nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ là kiểm toán hoạt động để đánh giá tính kinh tế, tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó kiểm toán nội bộ cũng tiến hành các nội dung kiểm toán tuân thủ để xem xét việc chấp hành các chính sách, quy định của doanh nghiệp. b) Phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ. Miền xác định hoạt động của kiểm toán nội bộ khá rộng lớn. Thật vậy, để đạt đợc mục tiêu chung nhất của hoạt động kiểm toán nội bộ, các kiểm toán viên phải tham gia vào các quá trình trong mọi hoạt động của đơn vị hay tổ chức kinh tế, kiểm toán viên nội bộ phải đảm nhận tất cả các loại công việc mà không một loại hình kiểm toán đơn lẻ nào có thể đáp ứng đợc. Những chức năng của hoạt động kiểm toán sẽ đa kiểm toán viên tới tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp. Các lĩnh vực cụ thể để đánh giá và kiểm toán trong phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ là: * Đánh giá: Công việc của kiểm toán nội bộ thờng đợc tiến hành trong nội bộ doanh nghiệp trong đó đánh giá một trong những phần hành không thể thiếu với bất kỳ một cuộc kiểm toán nội bộ nào. Phạm vi của công việc đánh giá trong cuộc kiểm toán nội bộ thờng bao gồm: - Các kế hoạch và mục tiêu của các nhà quản lý. - Các quy định và chính sách hiện hành cho việc thực hiện các kế hoạch và mục tiêu trên. - Kiểm soát nội bộ và mức độ giám sát. - Hoạt động nhân sự và các chơng trình đào tạo. * Theo tính chất của cuộc kiểm toán. Tùy theo từng loại hình kiểm toán mà phạm vi kiểm toán có những sự khác nhau cơ bản. 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Đối với kiểm toán tài chính. Do việc kiểm toán báo cáo tài chính chủ yếu tập trung vào việc xác định tính trung thực, chính xác của các báo cáo tài chính cho nên phạm vi của cuộc kiểm toán tài chính thờng giới hạn trong phạm vi các bảng khai tài chính của đơn vị. Ngoài ra có thể mở rộng phạm vi hoạt động của cuộc kiểm toán nội bộ về báo cáo tài chính sang một số lĩnh vực khi cần thiết để phục vụ cho mục đích xác định tính đúng đắn của các bảng khai tài chính đợc lập. Đối với kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động. Do mục tiêu của kiểm toán tuân thủ và cuộc kiểm toán hoạt động là đánh giá tính hiệu năng và hiệu quả của hệ thống cũng nh của các hoạt động, cho nên phạm vi của các cuộc kiểm toán này thờng mở rộng trên phạm vi toàn đơn vị và ở tất cả các lĩnh vực hoạt động, các vấn đề có liên quan. Phạm vi hoạt động của nó rộng hơn nhiều so với kiểm toán tài chính. 1.2.4 Các loại hình kiểm toán nội bộ. a) Theo phân loại chung phổ biến hiện nay, hoạt động kiểm toán có 3 loại hình: Kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán tài chính. * Kiểm toán hoạt động (Operational Audit): Kiểm toán hoạt động là việc kiểm toán để đánh giá tính hữu hiệu (hiệu lực) và tính hiệu quả trong hoạt động của một bộ phận hay toàn bộ một tổ chức, một đơn vị. Tính hiệu lực là khả năng hoàn thành các mục tiêu hay nhiệm vụ đề ra. Tính hiệu quả là việc đạt đợc kết quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất. Đối tợng của kiểm toán hoạt động rất đa dạng, từ việc đánh giá mộ phơng án kinh doanh, một quy trình công nghệ, một loại tài sản thiết bị mới đa vào hoạt động hay việc luân chuyển chứng từ trong một đơn vị..... Vì thế, khó có thể đa ra một khuôn mẫu cho loại hình kiểm toán này. Đồng thời, tính hiệu lực và hiệu quả của quá trình hoạt động rất khó đợc đánh giá một cách khách quan so với tính tuân thủ và tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính. Thay vào đó, việc xây dựng các chuẩn mực để đánh giá các thông tin có thể định lợng trong một cuộc kiểm toán hoạt động là một việc mang nặng tính chất chủ quan. Trong kiểm toán hoạt động, việc kiểm tra thờng vợt ra khỏi phạm vi công tác kế toán - tài chính mà liên quan đến nhiều lĩnh vực. Vì vậy, kiểm toán hoạt động sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau: kế toán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật, khoa học... Sản phẩm của kiểm toán hoạt động là bản báo cáo cho ngời quản lý về kết quả kiểm toán và những ý kiến đề xuất cải tiến hoạt động. * Kiểm toán tuân thủ (Compliance Audit): Kiểm toán tuân thủ là xác định liệu bên đợc kiểm toán có tuân thủ các thủ tục hoặc các nguyên tắc quy định đặc thù mà cơ quan có thẩm định quyền hoặc đơn vị đã đề ra hay không. Kiểm toán tuân thủ đối với một tổ chức hay một cá nhân có thể bao gồm việc xác định cá nhân kế toán viên có tuân thủ các thủ tục mà kế toán trởng đã đề ra, cấp có thẩm quyền phê duyệt hay không. Hoặc là một nhân viên thanh toán có cháp hành các quy định trong quan hệ thanh toán của đơn vị đã đề ra hay không... 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Khi kiểm toán tuân thủ đối với cá nhân, tổ chức, kiểm toán viên nhằm vào đánh giá việc chấp hành chính sách đã đề ra, các thoả hiệp và các quy định về pháp lý. Kết quả kiểm toán tuân thủ sẽ đợc báo cáo cho ngời nào đó có trách nhiệm cao nhất đơn vị. * Kiểm toán tài chính (Audit of Financial Statements): Kiểm toán tài chính là kiểm tra xác nhận xem các bảng khai tài chính đợc lập có trung thực và hợp lý hay không, có phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán thông dụng đã đợc chấp nhận hay không... Kết quả kiểm toán báo cáo tài chính sẽ đợc báo cáo với ngời hoặc tổ chức yêu cầu hoặc đợc dùng công khai số liệu báo cáo tài chính. b) Dựa vào thời gian tiến hành cuộc kiểm toán, có các loại hình kiểm toán: Kiểm toán trớc quá trình hoạt động, kiểm toán trong quá trình hoạt động và kiểm toán sau quá trình hoạt động. * Kiểm toán trớc quá trình hoạt động: Chủ yếu là kiểm tra tính khả thi, tính hiệu quả các dự án, kế hoạch nhằm giúp các cấp ra quyết định quản lý có đợc những thông tin và sự đảm bảo chắc nhắn về các quyết định của mình. * Kiểm toán trong quá trình hoạt động: Mục đích nhằm giúp các nhà quản lý điều chỉnh những sai lệch thiếu sót khi thực hiện kế hoạch hoặc điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo tối u về hiệu quả các hoạt động đang và tiếp tục diễn ra. * Kiểm toán sau quá trình hoạt động: Nhằm mục đích thẩm định tính hợp lý trung thực và độ tin cậy của các thông tin trong các báo cáo tình hình hoạt động của một tổ chức, cá nhân. Trong đó nội dung chủ yếu kiểm toán sau quá trình hoạt động là kiểm toán các báo cáo tài chính. c) Dựa vào công việc cụ thể của hoạt động kiểm toán, các loại hình kiểm toán đợc chia thành: * Kiểm toán bộ phận: Kiểm toán bộ phận bao trùm lên tất cả các hoạt động tại một thời điểm đợc quản lý bởi một giám đốc điều hành. Địa điểm này có thể là một chi nhánh công sở, một bộ phận trong một đơn vị kinh doanh, một nhà máy nhỏ trong một Tổng Công ty lớn. Loại kiểm toán này đợc chọn để đánh giá tất cả các hoạt động trong phạm vi một bộ phận nh việc quản lý tiền mặt, vật t, các hệ thống sản xuất kinh doanh trong đơn vị, cơ cấu tổ chức, hoạt động nhân sự. Trong khi tiến hành kiểm toán bộ phận, kiểm toán viên chủ yếu tập trung vào các hoạt động trong phạm vi bộ phận đó và thờng không vợt quá ranh giới này. Mục tiêu của kiểm toán bộ phận là xác minh tính hiệu quả các hoạt động của bộ phận đợc kiểm toán. Vì vậy, kiểm toán viên nội bộ quan tâm tới chất lợng của kiểm soát nội bộ trong phạm vi đơn vị, việc tuân thủ các chính sách, chế độ và quy định đặt ra, tính hiệu quả trong các hoạt động, tính chính xác và độ tin cậy của các dữ liệu trong các sổ sách và báo cáo. Loại hình kiểm toán này thờng đợc dùng trong bộ phận kho bạc, bộ phận thu mua, các văn phòng chuyên môn và các chi nhánh hay các đơn vị, bộ phận tơng đơng. 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 * Kiểm toán chức năng: Kiểm toán chức năng là loại kiểm toán trong đó các bớc kiểm toán cụ thể và xuyên suốt một vài bộ phận trong tổ chức. Nói cách khác quy trình kiểm toán đợc thiết lập nhằm kiểm tra hoạt động của một chức năng riêng biệt từ khi bắt đầu đến khi kết thúc và thông thờng hoạt động này liên quan tới một vài bộ phận hay phòng ban trong tổ chức. Trong kiểm toán chức năng, kiểm toán viên nội bộ kiểm tra, đánh giá tính hiệu quả và các điều kiện hoạt động của một chức năng. Qua đó ngời ta phát hiện đợc những khuyết điểm trong công tác kiểm soát nội bộ, tìm ra các cách khác nhau để thực hiện một mục đích hay so sánh tính hiệu quả việc thực hiện một chức năng ở những nơi khác nhau. Loại hình kiểm toán này đợc sử dụng để kiểm toán các chức năng nh: thanh toán tiền lơng, mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý tiền mặt, các hoạt động vận tải và hoạt động điều phối... * Kiểm toán các hoạt động quản trị: Kiểm toán hoạt động quản trị là sự đánh giá đối với một lĩnh vực nhất định, đối với một đơn vị trong tổ chức hoặc đối với một chức năng cụ thể. Phạm vi của kiểm toán hoạt động quản trị có thể chỉ là một chức năng nh hoạt động nhân sự, marketing, tài chính hay mua bán; nó có thể là một cuộc kiểm toán về tay nghề và trình độ nhận thức của ngời lao động và nó có thể là cuộc kiểm toán toàn bộ các hoạt động của một tổ chức. Kiểm toán quản trị có thể áp dụng cho một đơn vị có vài ngời hay cho một ban có hàng ngàn ngời. Kiểm toán quản trị là một có một vài thể thức đánh giá, đó là: So sánh những việc đã thực hiện đợc với kế hoạch đề ra, so sánh kết quả đạt đợc với các tiêu chuẩn hay so sánh những diễn biết thực tế với phơng hớng, chính sách đã hoạch định. Mục đích của kiểm toán quản trị là xác định xem đơn vị hay chức năng đợc kiểm toán hoạt động nh thế nào để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Khi tiến hành cuộc kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ triển khai nhiệm vụ của mình theo các khía cạnh cụ thể sau: - Xem xét các mục tiêu đợc tổ chức lập ra cho lĩnh vực đợc kiểm toán và các kế hoạch, chính sách đề ra nhằm đạt đợc các mục tiêu đó. - Xác định mức độ tuân thủ các kế hoạch, chính sách đề ra và những quy định khác trong các hoạt động của lĩnh vực đợc kiểm toán. - Đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ. - Đánh giá chất lợng thực hiện mục tiêu và mức độ giám sát. - Đánh giá kết quả hay lợi ích tổng thể đem lại cho tổ chức khi thực hiện đợc các mục tiêu đề ra. * Kiểm toán cân đối thử: Kiểm toán cân đối thử là kiểm tra các thông tin tài chính đợc thực hiện bởi các kiểm toán viên nội bộ thực hiện thông qua việc tính toán, phân loại và thẩm định cụ thể các tài khoản. Kiểm toán cân đối thử đợc tiến hành theo yêu cầu của nhà quản lý nhằm giám sát việc xây dựng báo cáo tài chính trog những trờng hợp khác. Trong tổ chức kinh tế, kiểm toán viên nội bộ thẩm tra các thông tin tài chính qua hệ thống sổ sách kế toán với nguyên tắc tiếp cận trên hai mặt: kiểm tra và 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 phân tích. Thông qua việc kiểm toán cân đối thử, kiểm toán viên nội bộ cũng liên tục đánh giá đợc các hoạt động có chứa đựng các hoạt động tài chính trong một tổ chức. * Kiểm toán điều hành: Kiểm toán điều hành là việc tham gia và đánh giá các lĩnh vực về quản lý và không bao gồm các vấn đề tài chính kế toán. Kiểm toán điều hành đợc kiểm toán viên nội bộ sử dụng để xem xét toàn bộ hoạt động quản lý và điều hành trong một tổ chức. Mục đích của kiểm toán điều hành là đánh giá tính đầy đủ và tính hiệu lực của các bộ phận cấu thành trong toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. * Kiểm toán toàn diện: Kiểm toán toàn diện là loại hình kiểm toán hiện đại đợc tiến hành theo yêu cầu của các nhà quản lý với sự kết hợp một vài loại hình kiểm toán. Kiểm toán toàn diện đợc thực hiện dựa vào phơng pháp tiếp cận tổng hợp mà qua đó một vài loại hình kiểm toán đợc thực hiện. Cuộc kiểm toán này thờng bắt đầu với việc xác định tính tuân thủ với luật pháp, quy định và chế độ cụ thể, tiếp đến xác minh tính kinh tế và tính hiệu quả và cuối cùng đa ra kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động và sức cạnh tranh cho một đơn vị hay tổ chức kinh tế. d) Dựa vào chu kỳ của kiểm toán, có thể có các loại hình kiểm toán sau: Kiểm toán thờng xuyên và kiểm toán định kỳ. * Kiểm toán thờng xuyên: Là thực hiện các việc kiểm tra, xem xét liên tục, hàng tuần, hàng tháng, trong suốt năm. Hình thức này tỏ ra khá hữu hiệu và có thể giúp cho việc phát hiện mau chóng, kịp thời các sai sót, nhờ đó hạn chế ngăn chặn đợc các tác hại. Mặt khác do đợc thực hiện thờng xuyên, các cuộc kiểm toán này có tác dụng ngăn chặn, phòng ngừa rất hiệu quả. * Kiểm toán định kỳ: Trái lại với kiểm toán thờng xuyên, kiểm toán định kỳ chỉ nhằm theo dõi tình hình qua các báo cáo tài chính kế toán hàng tháng, hàng quý hoặc cả năm nghiên cứu, đánh giá bảng cân đối kế toán giữa năm hoặc cuối năm để đa ra những nhận xét, kết luận, đánh giá về công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, do khoảng cách về thời gian kiểm toán cách nhau quá xa nên nhiều khi không mang lại kết quả mong muốn về các sai trái, tiêu cực (nếu có) đã gây ra những hậu quả khó có thể khắc phục. 1.2.5 Vị trí, ý nghĩa và tác dụng của kiểm toán nội bộ. Xét về vị trí của kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức: Trong sơ đồ quản lý doanh nghiệp, trách nhiệm và nhiệm vụ càng lớn thì vị trí càng cao. Do tính chất đặc thù của hoạt động kiểm toán, đảm bảo tính khách quan trong công việc, bộ phận kiểm toán nội bộ cần đợc tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc hoặc HĐQT của doanh nghiệp. ý nghĩa và tác dụng của kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một hoạt động nội kiểm sinh ra từ nhu cầu quản lý, nên trớc hết hoạt động này có ý nghĩa và tác dụng to lớn đối với các nhà quản lý. Thực 16