Quy trình kiểm toán bán hàng - thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà

phòng liên quan đến khoản nợ không thu hồi đợc, chi phí bán hàng, giá vốn hàng bán, xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi. Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống này dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng-thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan, phát sinh trong một niên độ kế toán mà cơ sở để ghi sổ là các chứng từ đã đợc lập trớc đó bao gồm: Nhật ký bán hàng, các sổ hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng, nhật ký thu tiền, sổ chi phí bán hàng, sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho.. Hệ thống báo cáo kế toán:. Hệ thống này đợc lập với mục đích thông tin cho các nhà quản lý cấp trên nắm bắt đợc toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán nhất định hay qua một thời kỳ nhất định. Cụ thể đó là các báo cáo tài chính nộp cho cơ quan thuế, cho Bộ chủ quản, cho Tổng công tyhay các báo cáo bán hàng, tình hình thanh toán nợ của khách hàng.. cung cấp cho Ban quản trị hay Ban giám đốc biết hoặc những ngời quan tâm. Thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể. Khi thiết lập thủ tục kiểm soát phải đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. Đặc biệt đối với chu trình bán hàng và thu tiền, việc hiểu đợc những đặc điểm cũng nh những biểu hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ đã góp phần nâng cao chất lợng, hiệu quả kiểm toán chu trình này. Đó cũng là lý do để chúng ta nhận thức đợc tầm quan trọng của những thông tin trên trong khi đi vào thực hành kiểm toán chu trình. 1.3. Mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền. Chức năng của kiểm toán đã đợc cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán. Do chu trình bán hàng và thu tiền đợc cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành các khoản mục trên các Báo cáo tài chính nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán bán hàng và thu tiền cần cụ thể hoá cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với các đặc điểm của phần hành kiểm toán này. Mặt khác, mặc dù các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định, song mỗi loại nghiệp vụ này lại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ sách kế toán riêng theo trình tự độc lập tơng đối. Do đó, mục tiêu đặc thù cho các khoản mục, nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền cần có định hớng cụ thể qua các mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt. Có thể khái quát các mục tiêu kiểm toán đặc thù phổ biến của 2 loại nghiệp vụ và khoản mục này theo bảng sau: Bảng số 2: Mục tiêu kiểm toán đặc thù của kiểm toán nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền Các khoản thu tiền đều đảm bảo hợp lý chung Mục tiêu kiểm Mục tiêu kiểm toán nghiệp Toán chung vụ bán hàng Mục tiêu hợp lý chung Các nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ hợp lý Các mục tiêu chung khác Các khoản phải thu khách hàng là có thực Hiệu lực Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật Mọi khoản phải thu ở khách hàng đều đợc ghi sổ Trọn vẹn Mọi nghiệp vụ bán hàng đều đợc ghi sổ Định giá Hàng đã vận chuyển và có hoá đơn ghi giá bán đợc thoả thuận Các khoản phải thu đợc đánh giá đúng Các khoản phải thu có ngời sở hữu Các khoản phải thu đợc phân loại đúng Quyền và nghĩa vụ Phân loại Hàng hoá đã bán thuộc sở hữu của đơn vị Các nghiệp vụ bán hàng đợc phân loại thích hợp Các khoản phải thu đợc tính toán đúng Chính xác cơ học Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết thích hợp và khớp đúng các số cộng Các mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Những thay đổi về thể thức, thời gian, thủ tục thanh toán tiền hàng đều đợc cho phép đúng đắn Các nghiệp vụ phải thu đợc ghi sổ đúng kỳ Cho phép Kịp thời Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển đợc cho phép đúng đắn Các khoản bán hàng đợc ghi sổ đúng thời gian 2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền. 2.1. Lập kế hoạch kiểm toán. ý nghĩa của lập kế hoạch kiểm toán : Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lợng và hiệu quả chung của toàn cuộc kiểm toán. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 300, Kế hoạch kiểm toán, " KTV và Công ty kiểm toán cần lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo đợc rằng cuộc kiểm toán đã đợc tiến hành một cách có hiệu qủa". Đối với chu trình bán hàng- thu tiền việc lập kế hoạch kiểm toán sẽ giúp KTV thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đa ra ý kiến xác đáng về các khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính từ đó giúp các KTV hạn chế các sai sót, giảm thiểu trách nhiệm pháp lý, nâng cao hiệu quả công việc và giữ vững đợc uy tín nghề nghiệp đối với khách hàng. Trình tự lập kế hoạch kiểm toán bao gồm các bớc sau: Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán: Công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. Thu thập thông tin cơ sở: KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán cũng nh các chính sách kế toán đối với việc tiêu thụ của khách hàng. Xem xét lại kết quả của các cuộc kiểm toán trớc đối với khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng cũng nh hồ sơ kiểm toán chung. KTV tiến hành tham quan nhà xởng kho bãi, nhận diện các bên liên quan nh danh sách khách hàng và những ngời nợ. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: Giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này, những thông tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc công ty khách hàng nh: giấy phép thành lập và điều lệ hoạt động của công ty, các Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành và năm trớc, các hợp đồng và cam kết quan trọng. Thực hiện các thủ tục phân tích: Thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hớng biến động quan trọng và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. KTV thờng áp dụng hai phơng pháp phân tích là phân tích ngang và phân tích dọc. Trong giai đoạn lập kế hoạch này KTV thờng tiến hành so sánh doanh thu, các khoản phải thu giữa kỳ này so với kỳ trớc, tính toán tỷ lệ phải thu khó đòi Đánh giá trọng yếu và rủi ro : Đánh giá trọng yếu: Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin, một số liệu kế toán trong báo cáo tài chính. Mức độ trọng yếu phụ thuộc tầm quan trọng của thông tin hay của sai sót đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Để xác định mức trọng yếu KTV tiến hành các bớc sau:. - ớc lợng ban đầu về mức trọng yếu: Mức ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu là lợng tối đa mà KTV tin rằng, ở mức đó các báo cáo tài chính có thể bị sai lệch nhng vẫn cha ảnh hởng đến các quyết định của ngời sử dụng thông tin tài chính. Có thể ớc tính theo quy mô hoặc ớc tính theo bản chất. - Phân bổ ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục: Doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. Việc phân bổ đợc thực hiện theo cả hai chiều hớng mà các sai phạm có thể diễn ra đó là tình trạng khai khống và khia thiếu. Cơ sở để tiến hành phân bổ là bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát dựa vào kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục này. Đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng- thu tiền. Rủi ro kiểm toán là rủi ro do Công ty kiểm toán hoặc KTV đa ra ý kiến không thích hợp khi báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu - Rủi ro tiềm tàng của chu trình bán hàng- thu tiền (IR):. Là sự tồn tại sai sót trọng yếu trong bản thân chu trình bán hàng- thu tiền mà cha tính đến sự tác động của bất kỳ hoạt động kiểm toán nào để cả hoạt động kiểm toán nội bộ. Trong khi tiến hành kiểm toán, KTV cần phải dự đoán nơi nào của chu trình bán hàngthu tiền có khả năng sai sót nhất. Qua đó KTV có thể thu thập và phân bổ bằng chứng kiểm toán một cách hợp lý. Trong khi đánh giá rủi ro tiềm tàng KTV cần xem xét một số yếu tố sau: ` Bản chất công việc bán hàng- thu tiền của khách hàng ` Động cơ của khách hàng trong chu trình bán hàng- thu tiền ` Các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền có thờng xuyên liên tục xảy ra ` Kết quả những lần kiểm toán trớc của chu trình bán hàng-thu tiền. ` Số d của các tài khoản doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. - Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền (CR): Là sự tồn tại những sai sót trọng yếu mà hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện và ngăn ngừa kịp thời, do hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể kiểm toán không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền gây ảnh hởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính. Rủi ro kiểm soát đại diện cho sự đánh giá về cơ cấu kiểm toán nội bộ của khách hàng có hiệu quả đối với việc phát hiện và ngăn ngừa các sai sót xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền hay không? Khi tiến hành kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền để đánh giá đợc rủi ro kiểm toán trong chu trình thì KTV cần hiểu đợc cơ cấu kiểm soát nội bộ, đánh giá mức rủi ro kiểm soát và sử dụng mô hình rủi ro kiểm toán. Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền thờng gặp là: ` Các phơng thức phê duyệt hàng bán trả chậm, giảm giá, xoá sổ các khoản phải thu khó đòi có đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt hay do kế toán đơn vị tự ý làm các công việc này khi cha có quyết định của cấp trên. ` Các hoá đơn, chứng từ có đợc đánh số trớc hay không, có đầy đủ chữ ký, phê duyệt của cấp trên hay không. ` Có sự phân công rõ ràng giữa các công việc trong một bộ phận hay không, một ngời có thể làm các công việc liên quan đến một nghiệp vụ hay không? ví dụ vừa bán hàng vừa thu tiền. - Rủi ro phát hiện của chu trình bán hàng-thu tiền (DR): Là khả năng xảy ra các sai sót gian lận của các khoản mục của chu trình bán hàng-thu tiền trên Báo cáo tài chính mà không ngăn chặn hay phát hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ và cũng không đợc KTV phát hiện trong quá trình kiểm toán. Các loại rủi ro phát hiện trong chu trình bán hàng- thu tiền: ` Số lợng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, phức tạp và có liên quan đến nhiều nghiệp vụ của chu trình khác mà KTV không thể kiểm tra đợc mọi hóa đơn chứng từ. ` Một số nghiệp vụ bán hàng có phát sinh nhỏ nhng lại là gian lận mà KTV không phát hiện ra khi kiểm toán. ` Trình độ của KTV còn kém nên không phát hiện ra sai sót hoặc gian lận ở một nghiệp vụ có số d lớn làm ảnh hởng đến Báo cáo tài chính. Khi tiến hành kiểm toán KTV cần phải xem xét đến quan hệ giữa các loại rủi ro kiểm toán, mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro để thu thập bằng chứng một cách hợp lý. Mối quan hệ giữa các loại rủi ro : AR = IR* CR*DR. Mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro: Trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngợc chiều. Khi rủi ro đợc đánh giá ở mức cao thì KTV phải ớc tính trọng yếu ở mức thấp để thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán và ngợc lại.