Bàn về chế độ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 tượng công nợ, vẫn phải có các biện pháp đòi nợ do các khoản nợ không thu hồi được gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp. 3.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” _ Đây là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản điều chỉnh là tài khoản được sử dụng để tính toán lại chỉ tiêu đã được phản ánh ở các tài khoản cơ bản nhằm cung cấp số liệu xác thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán. Kết cấu của tài khoản 139 như sau: TK 139 - Phản ánh số dự phòng nợ phải Trích lập dự phòng phải thu khó thu khó đòi đã sử dụng trong kì. đòi cho kì kế toán tới - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến Dự phòng phải thu khó đòi hiện còn 3.3. Phương pháp hạch toán - Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được phép trích theo quy định, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp Có TK 139 (chi tiết từng khoản) – Dự phòng phải thu khó đòi 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Cuối kì kế toán sau tiến hành so sánh số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập cuối kì trước còn lại với số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho kì tới. + Nếu số dự phòng kì trước còn lại lớn hơn số dự phòng phải trích lập cho kỳ tới, kế toán phải hoàn nhập số chênh lệch thừa bằng bút toán: Nợ TK 139 (chi tiết từng khoản) - Hoàn nhập dự phòng không dùng đến Có TK 642 - Ghi giảm chi phí quản lí doanh nghiệp + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập cho kỳ kế toán tới lớn hơn số dự phòng kỳ trước còn lại, số chênh lệch sẽ được ghi: Nợ TK 642 - Ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 (chi tiết từng khoản) - Trích bổ sung dự phòng - Trong kì kế toán tiếp theo các đối tượng đã lập dự phòng nợ phải thu khó đòi từ cuối kì trước (từng khoản phải thu khó đòi) trả nợ thì bên cạnh việc phản ánh số tiền đã thu kế toán còn phải hoàn nhập dự phòng của khách hàng đó. - Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Căn cứ vào quyết định xoá nợ khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 139 - Số đã lập dự phòng Nợ TK 642 – Tăng chi phí quản lí doanh nghiệp (số còn thiếu) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 138 - Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lí”. - Đối với khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lí xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi: 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Nợ TK 111, 112,... - Số thực tế thu được Có TK 711 - Tăng thu nhập khác Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 004 - Khi hết hạn theo dõi khoản nợ phải thu đã xoá sổ: Ghi Có TK 004 - Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bán cho công ty mua bán nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên bảng cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ và thu được tiền ghi: Nợ TK 111, 112... - Số tiền thu được từ công ty mua bán nợ Nợ TK 139 - Dự phòng đã lập Nợ các TK có liên quan - Số chênh lệch thiếu Có TK 131, 138 - Số tiền phải thu Phần II: Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Kế toán Mỹ Theo kế toán Mỹ, khi một khoản nợ doanh nghiệp khó có khả năng thu hồi được gọi là nợ khó đòi. Khi doanh nghiệp thực sự không thu được tiền từ khách hàng thì các khoản nợ khó đòi trở thành chi phí của doanh nghiệp. Hạch toán nợ khó đòi phải tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Theo đó, chi phí nợ khó đòi phải được phản ánh trên báo cáo thu nhập cùng kỳ kế toán với doanh thu được ghi nhận. Tuy nhiên, bản thân doanh nghiệp không thể biết được vào lúc nào trong thời gian bán chịu sẽ không thu được nợ. Do vậy, để khoản chi phí nợ khó đòi được phản ánh trên báo cáo thu nhập tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp thì yêu cầu các doanh nghiệp phải ước tính khoản chi phí này để đưa vào chi phí trong kì. Có hai phương pháp ước tính nợ khó đòi như sau: 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1. Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập: Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng trong kỳ sẽ có một tỷ lệ nhất định doanh thu bán chịu không thu được tiền và số nợ khó đòi được ước tính dựa trên tỷ lệ nợ khó đòi trên doanh thu bán chịu của các kì trước. Theo phương pháp này, chi phí nợ khó đòi được ước tính như sau: Chi phí nợ khó đòi ước tính = Doanh thu bán chịu x Tỷ lệ nợ khó đòi Điều quan tâm là cách tính tỷ lệ nợ khó đòi. Tỷ lệ nợ khó đòi được ước tính là số bình quân tỷ lệ thiệt hại của các năm trước đó. Ví dụ: - Doanh thu bán chịu trong năm N là 500.000 - Tình hình doanh thu và thiệt hại về nợ khó đòi trong các năm trước như sau: Đvị: USD Năm Doanh thu bán chịu Thiệt hại về nợ khó đòi Tỷ lệ N-3 400.000 12.000 3% N-2 480.000 13.360 2,78% N-1 520.000 16.640 3,2% Tổng 1.400.000 42.000 3% Với tỷ lệ nợ khó đòi bình quân trong 3 năm là 3%, kế toán dự kiến tỷ lệ nợ khó đòi trong năm N là 3%. Vì vậy, chi phí nợ khó đòi năm N ước tính là: 500.000 x 3% = 15.000 Kế toán ghi sổ khoản chi phí này như sau: Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi”: 15.000 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Có TK “Dự phòng nợ khó đòi”: 15.000 2. Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào bảng cân đối kế toán: Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng một phần của các khoản phải thu vào ngày lập bảng cân đối kế toán sẽ trở thành nợ khó đòi. Theo phương pháp này có 2 cách ước tính như sau: + Phương pháp giản đơn: Với phương pháp này, doanh nghiệp ước tính có một tỷ lệ nhất định các khoản phải thu hiện có vào thời điểm cuối kỳ sẽ trở thành nợ khó đòi. Tỷ lệ ước tính này dựa trên kinh nghiệm của những năm trước và kinh nghiệm của các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực. Chi phí nợ khó đòi ước tính cuối kỳ được xác định như sau: Chi phí nợ khó đòi ước tính = Số dư khoản phải thu cuối kì x Tỷ lệ nợ khó đòi Ví dụ: - Số dư cuối năm N của khoản phải thu khách hàng là 300.000 - Tình hình khoản phải thu và thiệt hại về nợ khó đòi trong các năm trước: Đvị: USD Năm Số dư cuối năm khoản phải Thiệt hại về nợ khó thu khách hàng đòi Tỷ lệ N-3 400.000 22.000 5,5% N-2 360.000 16.000 4,44% N-1 440.000 22.000 5% Tổng 1.200.000 60.000 5% 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Với tỷ lệ nợ khó đòi bình quân trong 3 năm là 5%, kế toán dự kiến tỷ lệ nợ khó đòi ước tính trong năm N là 5%. Do vậy, kế toán xác định chi phí nợ khó đòi ước tính của năm N là: 300.000 x 5% = 15.000 + Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách nợ: Do hai phương pháp trên đều dựa vào kinh nghiệm để ước tính nên thường thiếu chính xác. Vì vậy, kế toán có thể sử dụng một phương pháp ước tính có độ chính xác cao hơn đó là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ của từng khách hàng. Phương pháp này theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng khách hàng qua đó xây dựng tỷ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian cụ thể. Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng lớn thì tỷ lệ nợ khó đòi càng cao. Với phương pháp này, các nhà quản lý phải tính thời hạn của các khoản phải thu vào cuối mỗi kỳ, xem xét từng khoản phải thu và xếp loại theo tiêu thức độ dài thời gian mà chúng tồn tại, sau đó dựa trên kinh nghiệm để ước tính tỷ lệ mỗi loại có thể trở thành khoản khó đòi. Tỷ lệ ước tính cũng được dựa vào kinh nghiệm của những năm trước nhưng được chi tiết theo tuổi nợ của từng khoản nợ. Điều này có thể được thực hiện dựa vào bảng theo dõi tuổi nợ. Ví dụ: Có tình hình về khoản phải thu khách hàng vào thời điểm cuối kỳ tại công ty Y như sau: 16