Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần ii Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật I.Đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TECHNIMEX. Công ty Xuất nhập khẩu Kỹ thuật có tên giao dịch quốc tế là VIETNAM TECHNIQUE import - EXPORT CORPORATION, viết tắt là TECHNIMEX, đợc thành lập theo Quyết định số 212 ngày 6/10/1992 của GS Đặng Hữu, Chủ nhiệm Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nớc, là một trong hai doanh nghiệp đầu tiên thuộc UBKH và KTNN. Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty do Bộ trởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng ký thì phạm vi hoạt động của Công ty là hợp tác, kinh doanh, và sản xuất trong lĩnh vực KH, CN và Kỹ thuật. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty do Bộ trởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng phê duyệt. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc cấp, điều hành toàn bộ hoạt động Công ty, chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ KH, CN và Môi trờng và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có các trởng phòng chức năng và một kế toán trởng đợc Bộ trởng Bộ KH, CN, và Môi trờng bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc. Các Trởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ đợc giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc. Các trung tâm là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty, cuối mỗi kỳ, niên độ phải tổng hợp thông tin, lên các báo cáo tài chính gửi Công ty theo quy định. 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Mô hình tổ chức kế toán của Công ty TECHNiMEX là mô hình nửa tập trung, nửa phân tán, chịu trách nhiệm về theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty cũng nh hớng dẫn, kiểm tra công tác tài chính, kế toán, kiểm tra xét duyệt, quyết toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên, tổng hợp vào báo cáo chung toàn Công ty. Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty TECHNIMEX. Kế toán trởng Kế toán tiền mặt, công nợ và TSCĐ Kế toán TGNH, tiền lương và chi phí. Thủ quỹ Kế toán ở các đơn vị trực thuộc Đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty là kế toán trởng, chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của Công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mu cho giám đốc quản lý kinh tế Công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, quan hệ với ngân sách, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, Séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt các báo cáo của đơn vị phụ thuộc, tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn Công ty. Tại phòng kế toán trung tâm, giúp việc cho kế toán trởng có 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Kế toán ở các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, cuối mỗi kỳ phải gửi báo cáo tài chính lên Công ty theo quy định. 4. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu ở Công ty TECHNIMEX Để hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, TECHNIMEX sử dụng một số tài khoản liên quan đến hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, trong đó TK 112 đợc chi tiết thành các tiểu khoản phản ánh số tiền gửi cả bằng tiền mặt và ngoại tệ ở các Ngân hàng mà Công ty có giao dịch và thanh toán. 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ nhập khẩu Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Vụ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tơng ứng có trong máy vi tính, máy tính sẽ tự xử lý số liệu và đa ra thông tin theo yêu cầu đợc khai báo. Qui trình này đợc thể hiện qua sơ đồ sau: ii. Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu ở công ty TECHNiMEX 1. Nhập khẩu hàng hoá trực tiếp Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu ở TECHNIMEX Chứng từ gốc Phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn thơng mại, vận đơn, thông báo thúê, giấy báo có, giấy báo nợ... Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy tính Khai báo yêu câu thông tin đầu ra cho máy tính Nhật ký chung Máy tính xử lý thông tin và đa ra sản phẩm Sổ cái các Báo cáo chi TK 111, Các báo cáo tiết, tổng 112, 156, tài chính hợp hợp 131,511, đồng, công 632, 911... nợ Thực chất của hoạt động nhập khẩu trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán hàng (hợp đồng nội). Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nớc, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trờng nớc ngoài 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Đối tợng nhập khẩu trực tiếp chủ yếu là máy móc kỹ thuật hiện đại phục vụ sản xuất, nghiên cứu và đào tạo nh: máy vi tính, máy in, thiết bị nghiên cứu khoa học, bảo vệ môi trờng .... Hoạt động nhập khẩu của Công ty diễn ra thờng xuyên và là hoạt động mạnh nhất của Công ty hiện nay. Công ty áp dụng phơng pháp KKTX trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, tỷ giá dùng để quy đổi ngoại tệ là tỷ gía thực tế bán ra do Ngân hàng Ngoại thơng công bố, phơng pháp xác định giá vốn hàng bán là phơng pháp giá thực tế đích danh. Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập hàng đợc thực hiện theo quy định của chế độ, tuy nhiên có một số điểm vận dụng cụ thể sau: Thứ nhất, Công ty không sử dụng TK 1562 để phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng và nh vậy giá vốn hàng bán không bao gồm các chi phí này. Những chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng đợc phản ánh vào TK 641 và 642. Thứ hai, trong quá trình nhập hàng, Công ty không sử dụngTK 331 để phản ánh tình hình thanh toán với đối tác nớc ngoài. Điều này sẽ khó khăn cho việc theo dõi khâu thanh toán, đặc biệt khi có tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Khi thanh toán cho tổ chức nớc ngoài, mặc dù cha có cơ sở đảm bảo hàng đã đợc chuyển nhng kế toán vẫn ghi Nợ TK 151/ Có TK 144 Việc bán hàng nhập trong hình thức nhập khẩu trực tiếp đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nuớc, vì vậy hàng nhập về rất ít khi nhập kho mà đợc chuyển ngay cho khách hàng hoặc giao cho khách hàng tại sân bay, cảng theo điều khoản đợc ghi trong hợp đồng. Quy trình hạch toánnghiệp vụ bán hàng nhập đợc thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. 2.Nhập khẩu uỷ thác Để thực hiện hoạt động nhập khẩu uỷ thác, Công ty phải ký kết hai hợp đồng, một hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và một hợp đồng ngoại với đơn vị xuất khẩu. Sau khi thực hiện xong hợp đồng ngoại thì một bộ chứng từ đợc chuyển cho bên uỷ thác. Một điểm khác nhập khẩu trực tiếp là sau khi giao hàng cho bên uỷ thác, bên nhận và bên uỷ thác phải tiến hành quyết toán hợp đồng uỷ thác, bản quyết toán này là cơ sở để hai bên thống nhất việc thanh toán công nợ và đi đến kết thúc hợp đồng. Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhận nhập khẩu uỷ thác có một số điểm vận dụng cụ thể nh sau: Thứ nhất, Công ty không sử dụng các TK hàng hoá để phản ánh số hàng đang đi đờng chỉ thuộc trách nhiệm chứ không thuộc quyền sở hữu của Công ty mà chỉ sử dụng bút toán ghi đơn để theo dõi nhận và trả hàng cho bên giao uỷ thác. 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Thứ hai, Công ty sử dụng cặp TK 1388 và 3388 để theo dõi thanh toán trong quá trình thực hiện hợp đồng. TK 1388 dùng để theo dõi các khoản chi phí phát sinh do bên giao chịu, TK 3388 phản ánh số tiền nhận của bên giao uỷ thác. Các chi phí mà Công ty phải chịu đợc phản ánh vào TK 641. Khi thực hiện xong hợp đồng và giao hàng cho bên giao uỷ thác, Công ty sẽ tiến hành bù trừ giữa TK 1388 và 3388 trên máy tính để xác định trách nhiệm thanh toán công nợ còn lại. Cứ hết mỗi quý, TECHNIMEX lại tiến hành khoá sổ và xác định kết quả kinh doanh, chi phí phát sinh trong quý nào đợc kết chuyển toàn bộ cho số hàng tiêu thụ trong quý đó, quy trình hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh đợc thực hiện theo đúng quy định của chế độ. Từ các số liệu tổng hợp trong quá trình kinh doanh nhập khẩu cho phép chúng ta tính ra các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh nhập khẩu của một doanh nghiệp, trên cơ sở đó phát huy các nhân tố tích cực đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục những mặt cha làm đợc nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp iii. Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở TECHNIMEX. Qua xem xét số liệu giữa 2 năm 1996 và 1997 ta thấy hiệu quả kinh doanh của Công ty đã giảm xuống, cụ thể tỷ suất lợi nhuận chỉ còn 0,59% so với 1,05% ( giảm 0,46% ), số vòng LCHH từ 22 vòng năm 1996 giảm xuống còn 6,3 vòng năm 1997, thời gian LCHH 1 vòng năm 1996 là 16,4 ngày thì năm 1997 đã là 57 ngày. Kết quả này do các nguyên nhân sau: Thứ nhất, mặc dù KNNK tăng lên 21% nhng lợng hàng tồn kho cuối năm 1997 lớn nên doanh thu tiêu thụ dã giảm xuống. Thứ hai, khi số lợng hợp đồng triển khai dở dang còn nhiều thì kết quả kinh doanh lại phải gánh chịu chi phí của số hàng cha đợc tiêu thụ. Thứ ba, nếu nh năm 96 tỷ trọng kinh doanh mặt hàng xe máy lớn thì năm 97 Công ty không còn kinh doanh mặt hàng này nữa mà tập trung vào kinh doanh mặt hàng máy vi tính, thiết bị ngoại vi và NCKH. Trên cơ sở xem xét bức tranh toàn cảnh về công tác kế toán nhập khẩu và thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở TECHNIMEX, chúng ta thấy đợc những điểm mạnh và những tồn tại trong hoạt động kinh doanh, từ đó tích cực 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 phát huy điểm mạnh và đề xuất các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở TECHNIMEX. 16