Hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội trong các doanh nghiệp

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần II Tổ chức hạch toán tiền lơng trong doanh nghiệp I. Thủ tục chứng từ thanh toán tiền lơng Cơ sở chứng từ để tính trả lơng theo thời gian là Bảng chấm công mấy số 01 - LĐLT , còn cơ sở để tính trả lơng theo sản phẩm là Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành- mẫu số 06 - LĐLĐ, ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ sau: - Phiếu báo làm thêm giờ - mẫu số 07 - LĐTL - Hợp đồng giao khoán - mẫu số 08 - LĐTL - Biên bản điều tra tai nạn lao động - Mẫu số 09 - LĐTL Đơn vị...... Mẫu số: 06 - LĐTL Bộ phận..... Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn chỉnh Ngày..... tháng ....... năm 199... Tên đơn vị (hoặc cá nhân).... Theo hợp đồng số ......ngày .... tháng...... năm199... STT Tên sản phẩm Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú B C 1 2 3 D A Đơn vị tính X X X (công việc) Tổng số tiền (viết bằng chữ)... Ngời giao việc Ngời nhận việc Ngời kiểm tra Ngời duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) chất lợng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 II. Tài khoản sử dụng: 1. Tài khoản 334: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, tiền thởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334 - phải trả CNV. Bên nợ: các khoản tiền lơng, tiền công tiền thởng BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên. - Các khoản khấu trừ vào tiền lơng, tiền công của công nhân viên Bên có: - Các khoản tiền lơng, tiền công, tiền thởng, BHXH và các khoản phải trả cho công nhân viên. Số d bên có: các khoản tiền lơng, tiền công, tiền thởng các các khoản khcá phải trả cho công nhân viên. Tài khoản 334 có thể có số d bên nợ trong trờng hợp rất cá biệt số d nợ TK334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả và tiền lơng , tiền công, tiền thởng và các khoản khác cho công nhân viên. Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung thanh toán lơng và thanh toán các khoản khác. Để hạch toán hai khoản này kế toán phải sử dụng 2 tài khoản cấp 2: TK3341: tiền lơng: Dùng để hạch toán các khoản trợ cấp tiền thởng và các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lơng. TL3342: các khoản khác: dùng để hạch toán các khoản trợ cấp tiền thởng có nguồn bù đắp riêng từ các quỹ khác ngoài lơng ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan. TK662: chi phí nhân công trực tiếp: Dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản phẩm bao gồm chi phí tiền lơng trả cho công nhân sản xuất và những khoản trích theo chế độ. Tài khoản này đợc mở chi tiết theo đối tợng hạch toán chi phí. 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 TK627(6271) chi phí nhân viên quản lý phân xởng dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng cuả nhân viên quản lý phân xởng. TK641(6411) chi phí nhân viên bán hàng: Dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên bán hàng. TK642 (6421) chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp dùng để tập hợp chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý và sử dụng một số tài khoản khác nh: TK111, TK141; TK335; TK333; 338... 2. Tài khoản 338 - phải trả, phải nộp khác. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác (từ TK331 đến TK336). Tài khoảng này còn phản ánh các khoản doanh thu nhập trớc và cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. a. Nội dung phản ánh tài khoản 338 - phải trả, phải nộp khác - Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định của cấp có thẩm quyền ghi trong buôn bán xử lý, nếu đã xác định đợc nguyên nhân. - Giá trị tài sản thừa cha xác định rõ nguyên nhân,còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. - Tình hình trích và thanh toán BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. - Các khoản khấu trừ vào tiền lơng của công nhân viên theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi li dị, con ngoài giá thú...) - Các khoản phải trả cho các đơn vị bên ngoài do nhận ký quỹ, ký cợc ngắn hạn. - Các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh. - Số tiền doanh thu nhận trớc về lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng các khoản đi vay, đi mợn vật t, tiền vốn có tính chất tạm thời. - Các khoản nhận từ đơn vị uỷ thác hoặc các đại lý của đơn vị nhậ uỷ thác hàng xuất nhập khẩu hoặc đại lý bán hàng để hợp các loại thuế xuất, nhập khẩu, doanh thu... 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Các khoản phải trả, phải nộp khác. b. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK338 - phải trả, phải nộp khác: Bên nợ: - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý. - BHXH phải trả công nhân viên - Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị - Số BHXH, BHYT và chi phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. - Số kết chuyển doanh thu nhận trớc sang TK511 - doanh thu bán hàng phần doanh thu của kỳ kế toán. - Thuế doanh thu phải nộp tính trên doanh thu nhận trớc - Các khoản đã trả, đã nộp khác Bên có: - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (cha xác định rõ nguyên nhân) - Giá trị tài khoản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý cha xác định ngay đợc nguyên nhân. - Trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất, kinh doanh. - Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện nớc ở tập thể. - Trích BHYT trừ vào lơng của công nhân viên - BHXH và kinh phí công đoàn vợt chi đợc cấp bù. - Số tiền doanh thu nhận trớc về lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng. - Các khoản phải trả khác. Số d bên có: - Số tiền cần phải trả, cần phải nộp - BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn đã trích cha nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để bù cho đơn vị cha chi hết. - Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Tài khoản này có thể có số d bên nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH và kinh phí công đoàn vợt chi cha đợc cấp bù. TK338 có 6 tài khoản cấp 2: TK3381: tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa cha xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Trờng hợp tài sản thừa xác định đợc nguyên nhân và có biện pháp xử lý thì đợc ghi ngay vào các tài khoản có liên quan, không hạch toán vào TK 338 (3381). - TK 3382 - kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn tại đơn vị. - TK 3383 - BHXH: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH của đơn vị. - TK 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT theo quyết định. - TK 3387 - Doanh thu nhận trớc: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu nhận trớc. Chỉ hạch toán vào TK này số tiền khách hàng trả trớc hoặc niên độ kế toán về lao vụ, dịch vụ... đơn vị đã cung cấp cho khách hàng. Từng kỳ kế toán trích, kết chuyển doanh thu nhận trớc sang TK511. Không hạch toán vào TK3387 số tiền ngời mau ứng trớc mà đơn vị cha cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. - TK3388 - phải trả phải nộp khác : phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các tài khoản từ TK331 đến TK336 và từ TK3381 đến TK3387 III. Phơng pháp hạch toán: 1. Hạch toán tiền lơng: a. Hạch toán chi tiết tiền lơng: 1a hạch toán số lơng lao động - Số lợng lao động của doanh nghiệp đợc phản ánh trên sổ sách thờng do phòng tổ chức lao động quản lý dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn và số lao động tạm thời cả lực lợng lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Sổ sách lao động không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà còn đợc lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp nhằm thờng xuyên nắm chắc số lợng lao động hiện có của từng đơn vị. - Hạch toán số lợng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác, tình hình biến động tăng giảm số lợng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động kịp thời. - Số lao động tăng thêm khi doanh nghiệp tuyển dụng thêm lao động chứng từ là các hợp đồng lao động. - Số lao động giảm khi lao động trong doanh nghiệp thuyên chuyển công tác, thử việc, nghỉ hu, mất sức. - Các chứng từ hạch toán số lợng lao động do phòng tổ chức lao động lập 2a. Hạch toán thời gian lao động: Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác thời gian lao động của từng ngời trên cơ sở đó tính tiền lơng phải trả cho một lao động đợc chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất nghỉ việc của từng ngời lao động từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp Chứng từ hạch toán thời gian lao động: + Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng ngời trong tháng cho các tổ đội. Phòng ban ghi hàng ngày. Tổ trởng sản xuất hoặc trởng các phòng ban trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt của bộ phận mình phụ trách. Cuối tháng dựa trên số liệu trên bảng chấm công tính ra tổng số giờ làm việc, nghỉ việc để căn cứ tính lơng thởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong doanh nghiệp ở mỗi bộ phận. + Phiếu làm thừa giờ (hay phiếu làm thêm) đợc hạch toán chi tiết cho từng ngời theo số giờ làm việc. + Phiếu nghỉ hởng BHXH dùng cho trờng hợp ốm đau, con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động: chứng từ này do y tế cơ quan (nếu đợc phép) hoặc do bệnh viện cấp và đợc ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu nhất định. 16