Bằng chứng kiểm toán và phương pháp thu thập trong kiểm toán báo cáo tài chính

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 kiểm toán viên thu thập bằng chứng ở mức độ “có tính thuyết phục” hơn là “có tính chắc chắn”. Kiểm toán viên cần phải cân nhắc các yếu tố ảnh hưởng đến tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán. - Tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toán: Bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy càng thấp thì càng phải thu thập nhiều bằng chứng bởi vì bằng chứng có độ tin cậy thấp chưa đủ để nhận định một cách xác đáng về đối tượng kiểm toán. Một sự khẳng định của kiểm toán viên cần phải dựa trên cơ sở vững chắc vì vậy trong quá trình thu thập bằng chứng, kiểm toán viên phải thu thập càng nhiều thông tin cùng xác minh cho một vấn đề thì bằng chứng thu được sẽ càng đáng tin cậy hơn. - Tính trọng yếu của bằng chứng kiểm toán: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong báo cáo tài chính. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hay thiếu chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính”. Theo yêu cầu của chuẩn mực “báo cáo tài chính đã được kiểm toán không còn chứa đựng những sai sót trọng yếu so với ý kiến của kiểm toán viên trong báo cáo kiểm toán” Như vậy đối tượng cụ thể của kiểm toán càng trọng yếu thì số lượng bằng chứng kiểm toán thu thập càng nhiều, khi đó kiểm toán viên mới có thể đưa ra ý kiến xác đáng về đối tượng kiểm toán, nếu không những sai sót xảy ra ở đối tượng này có thể ảnh hưởng trọng yếu đối với báo cáo tài chính. - Mức độ rủi ro: Những đối tượng được đánh giá có khả năng rủi ro cao thì số lượng bằng chứng cần phải thu thập nhiều. Ví dụ vốn bằng tiền là khoản mục có độ rủi ro rất cao bởi vì tiền gọn nhẹ, dễ bị biển thủ, các nghiệp vụ liên quan đến tiền xảy ra nhiều,… Để giảm thiểu rủi ro kiểm toán phải tăng cường 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 các biện pháp kiểm tra tiền như là kiểm kê, kiểm tra chi tiết, tăng số lượng bằng chứng kiểm toán thu thập. - Tính kinh tế, chi phí của việc thu thập bằng chứng kiểm toán: Kiểm toán viên khi thu thập bằng chứng kiểm toán cần cân nhắc giữa bằng chứng kiểm toán thu được vớí chi phí bỏ ra để có được bằng chứng kiểm toán đó. Vì vậy đối với từng khoản mục cụ thể kiểm toán viên phải xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phù hợp để cân đối với toàn bộ chi phí của một cuộc kiểm toán. 1.2. Kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán Để thu thập được các bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực, kiểm toán viên cần phải áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán phù hợp với từng điều kiện, hoàn cảnh, đặc điểm của đối tượng kiểm toán. Kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán được hiểu là các thủ tục, biện pháp tác nghiệp mà kiểm toán viên tiến hành nhằm thu được bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu lực. Dưới đây là một số phương pháp chủ yếu: 1.2.1. Kiểm kê vật chất Kiểm kê vật chất là quá trình kiểm tra tại chỗ các loại tài sản của doanh nghiệp. Kết quả của quá trình kiểm tra này thường là các biên bản kiểm kê, biên bản kiểm tra, biên bản đánh giá, bảng thống kê,… Kiểm tra vật chất thường được áp dụng đối với tài sản có dạng vật chất cụ thể như hàng tồn kho, tài sản cố định hữu hình, tiền mặt và các giấy tờ thanh toán có giá trị. Kiểm kê hiện vật tài sản là việc không thể thiếu để kiểm tra độ tin cậy của hệ thống kê khai thường xuyên và lập báo cáo tài chính. Vì vậy việc vận dụng kỹ thuật kiểm kê để thu thập bằng chứng kiểm toán là vô cùng quan trọng. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 501 đã quy định rõ: “ Trường hợp hàng tồn kho được xác định là trọng yếu trong báo cáo tài chính thì kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và 12 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 tình trạng của hàng tồn kho bằng cách tham gia công việc kiểm kê hiện vật, trừ khi công việc tham gia là không thể thực hiện được…Trường hợp kiểm toán viên không thể tham gia kiểm kê hiện vật vào ngày đơn vị thực hiện kiểm kê, thì phải tham gia kiểm kê lại một số mặt hàng vào thời điểm khác… Trường hợp kiểm toán viên không thể tham gia kiểm kê, chẳng hạn do tính chất và địa điểm của công việc kiểm kê này, thì kiểm toán viên phải xác định xem mình có thể thực hiện các thủ tục kiểm tra thay thế nhằm thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng hàng tồn kho, để tránh phải loại trừ vì phạm vi kiểm toán bị giới hạn”. Kỹ thuật này có ưu điểm: - Cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhất do kiểm kê xác minh được sự hiện hữu của tài sản, mang tính khách quan. - Cách thực hiện kỹ thuật này đơn giản, có thể kết hợp luôn với kiểm kê của doanh nghiệp, nó phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán. Tuy nhiên kỹ thuật kiểm kê lại gặp phải những hạn chế nhất định - Kiểm kê chỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản tại thời điểm kiểm kê mà không cho biết quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với tài sản đó dẫn đến tài sản có thể hiện hữu nhưng lại là tài sản nhận gia công giữ hộ, tài sản thuê ngoài, tài sản đã đem thế chấp hoặc thủ kho biển thủ tài sản đến lúc kiểm kê có thể di chuyển từ nơi khác đến. - Kiểm tra vật chất chỉ cho biết sự tồn tại thực tế về số lượng, còn chất lượng, tình trạng kỹ thuật, tính sở hữu, phương pháp đánh giá tài sản thì chưa thể hiện. Vì những hạn chế trên mà kiểm toán viên muốn có những bằng chứng có độ tin cậy cao thì phải kết hợp với những kỹ thuật thu thập khác để chứng minh quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó. 1.2.2. Lấy xác nhận 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Kỹ thuật lấy xác nhận là quá trình thu thập thông tin do bên thứ ba độc lập cung cấp để xác minh tính chính xác của thông tin mà kiểm toán viên nghi vấn. Đối tượng của phương pháp xác nhận chủ yếu là các khoản phải thu, các khoản phải trả, tiền gửi Ngân hàng, tài sản kí gửi, ký quỹ, thế chấp… Hình thức thực hiện việc xác nhận thường bằng văn bản( thư xác nhận). Việc gửi thư xác nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thư xác nhận sau khi đã có chữ ký và dấu của công ty khách hàng được kiểm toán viên hoặc đơn vị được kiểm toán gửi đến bên thứ ba xác nhận thông tin theo yêu cầu của kiểm toán viên. - Thư phúc đáp phải phải gửi trực tiếp cho kiểm toán viên và kiểm toán viên phải kiểm soát được toàn bộ quá trình gửi và nhận thư xác nhận. - Bên thứ ba phải có sự độc lập đối với công ty được kiểm toán. - Sự xác nhận phải được thực hiện bằng văn bản. Kĩ thuật lấy xác nhận thể hiện dưới 2 hình thức: - Gửi thư xác nhận dạng khẳng định: Kiểm toán viên yêu cầu người xác nhận gửi thư trả lời cho tất cả các thư xác nhận dù thực tế có đúng hay không đúng với thông tin kiểm toán viên đưa ra trong thư xác nhận. - Gửi thư xác nhân dạng phủ định: Kiểm toán viên chỉ yêu cầu người người xác nhận gửi thư trả lời khi có sự khác biệt giữa thông tin thực tế và thông tin kiểm toán đưa ra trong thư xác nhận. Trong hai phương pháp trên, phương pháp thứ nhất đáng tin cậy hơn vì nếu không nhận được thư trả lời thì kiểm toán có các biện pháp điều tra thêm. Trong khi đó việc không trả lời ở phương pháp thứ hai lại là bằng chứng xác nhận rằng số liệu đúng (ví dụ trong trường hợp thư bị thất lạc hoặc khách hàng không muốn trả lời). 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phương pháp gửi thư xác nhận có ưu điểm: Bằng chứng thu được có độ tin cậy cao nếu kiểm toán viên kiểm soát được quá trình thu thập thư xác nhận vì những mẫu xác nhận có nguồn độc lập với công ty khách hàng. Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng kỹ thuật này có những hạn chế: - Chi phí thực thi khá lớn và do đó phạm vi áp dụng tương đối giới hạn, nhất là khi đơn vị được kiểm toán có quy mô lớn, quan hệ rộng, đa quốc gia,.. - Khả năng thư xác nhận bị thất lạc, hoặc người được xác nhận không hợp tác không trả lời,… - Trong nhiều trường hợp các xác nhận của đối tượng tuy độc lập với doanh nghiệp nhưng đã có sự giàn xếp, đạo diễn của doanh nghiệp. 1.2.3. Xác minh tài liệu Là quá trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ sổ sách có liên quan sẵn có trong đơn vị được kiểm toán. Đối tượng của phương pháp này là các hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ sách kế toán. Phương pháp này được tiến hành theo hai cách: - Thứ nhất, từ một kết luận có trước, kiểm toán thu thập tài liệu làm cơ sở để khẳng định cho kết luận cần khẳng định. Ví dụ kiểm toán viên muốn điều tra về các khoản phải trả nhà cung cấp của công ty kiểm toán viên có thể thu thập tài liệu phiếu yêu cầu mua hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho,.. - Thứ hai, kiểm tra các tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi phản ánh vào sổ sách kế toán. Quá trình này có thể tiến hành theo hai hướng: + Kiểm tra tài liệu từ chứng từ gốc lên sổ sách kế toán. Hướng xác minh này được thực hiện khi kiểm toán viên muốn kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi sổ đầy đủ chưa. 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 + Kiểm tra từ sổ sách kế toán xuống chứng từ gốc. Hướng xác minh này kiểm toán thực hiện khi muốn khẳng định các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ thực tế xảy ra chưa, thực chất là khẳng định tính có thật của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kỹ thuật này có ưu điểm: Đem lại bằng chứng có độ tin cậy cao, thuận tiện trong thực hiện do tài liệu thường có sẵn, chi phí để thu thập bằng chứng cũng ít hơn các kỹ thuật khác Tuy nhiên nó vẫn còn những hạn chế: - Độ tin cậy của bằng chứng thu được phụ thuộc nhiều vào nguồn gốc của tài liệu, nếu sự độc lập của tài liệu thu thập được đối với đơn vị được kiểm toán không cao thì độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán cũng không cao - Các tài liệu kiểm toán viên thu thập để điều tra được lấy từ đơn vị nên có thể đã bị người cung cấp xuyên tạc, sửa chữa, tẩy xoá, hoặc giả mạo,.. làm mất tính trung thực, khách quan của tài liệu, do vậy phải có sự xác minh bằng việc kết hợp các phương pháp khác. 1.2.4. Quan sát Là phương pháp thu thập bằng chứng thông qua quá trình kiểm toán viên trực tiếp quan sát, xem xét để đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp. Đó là sự chứng kiến tận mắt các bước công việc, các quá trình thực thi công việc trong tiến trình hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà kiểm toán viên cần thu thập bằng chứng. Phương pháp phân tích tìm ra ý nghĩa của số liệu chứng từ còn phương pháp quan sát trực tiếp nhìn bằng mắt, xem xét và kết luận bằng nhận thức của chính mình. Ví dụ để đánh giá việc giám sát việc chấm công trên máy của doanh nghiệp, kiểm toán viên cần quan sát các cán bộ của doanh nghiệp khi đến công ty và khi ra về có trình thẻ vào máy không, và khi trình thẻ không hợp lệ vào có bị máy báo lỗi không. Hoặc muốn kiểm 16